Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Правила составления письма-просьбы
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Иванову И. И.
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Бланк
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
- Наименование.
- Адрес.
- Контактные телефоны.
- Сайт.
- Электронную почту.
- Логотип.
- Другие контактные данные.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.
Стиль
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Требования
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловых писем
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
- Информационными.
- Инструктивными.
- Поздравительными.
- Рекламными.
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Оформление
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.
Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.
Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:
- использование шаблонных фраз и клише
- эмоциональная нейтральность,
- смысловая точность и лаконичность изложения,
- грамотно выстроенная аргументация.
Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м!
1.Please find attached
Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.
Приведем пару примеров использования:
- Please find attached my portfolio.
- Please find attached copy of the agreement/contract.
2.I have forwarded
Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:
- I have forwarded Anna’s CV to you.
- I have forwarded John’s email to you.
3.I’ve cc’ed
Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».
Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:
- I’ve cc’ed Sara on this email.
- I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.
Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.
4.For further details
Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:
- For further details contact me any time.
- For further details write to our Sales-manager.
Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».
5.I look forward to
Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:
- I look forward to your answer.
- I’m looking forward to your reply.
Фразу лучше использовать в конце письма.
При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).
Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!
1. Деловые документы пишутся в отстраненном тоне: изъявление чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.
2. Не побуждайте - адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами «срочно», «незамедлительно», возможно более короткие сроки. Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении: «прошу» Вас ответить до такого-то числа» или «убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
3. Будьте умеренны в своих просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, скупы и рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения; а в выводах - предельно конкретны.
4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: изучить и решить вопрос положительной или прошу утвердить эту кандидатуру. Дайте адресату подумать самому.
5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую внимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, не слишком умный начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.
6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.
7. Проявляйте дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда. В противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по не· слишком насущным проблемам, решение которых к тому же· порой даже не входит в круг ваших прямых обязанностей.
9. Ваше письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению, словам в нем должно быть тесно, а мыслям - просторно.
10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие документов и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком.
Об использовании стандартных выражений в деловых письмах.
Во многих случаях содержание деловых писем, в которых излагаются сходные по своей сути вопросы (направления) деятельности предприятия, может быть до известной степени стандартизировано (унифицировано).
Особую роль в стандартизации (унификации) содержания делового письма играет обоснованное использование штампов и клише - устоявшихся сочетаний слов, а также отдельных слов в их общепринятом (с учетом специфики деловой переписки) толковании.
Ниже приведены конкретные рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем. Подчеркнем, что употреблять подобные слова и словосочетания следует к месту.
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас... ·
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес...
В порядке исключения...
Ввиду особых обстоятельств....
В связи с завершением работ по...
В связи с принятием решения о... .
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью... По взаимной договоренности между... -
Согласно Вашей заявки...
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с...
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как... Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.. , "
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает...
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что...
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с...
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу
Ставим Вас в известность о том, что...
Организация извещает о...
Сообщаю Вам... ,
Довожу до Вашего сведения, что...
Докладываю о...
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию...
Обязать руководителя.. ,
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на
Назначить расследование по факту...
Изыскать дополнительные возможности для...
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес... .
В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу Вас
Убедительно прошу Вас решить вопрос о...
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность...
Исходя из величины годового лимита по... прошу изыскать для нужд организации...
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется...
Документация выслана в ваш адрес курьером...
Предпринимаются энергичные меры по...
Конфиденциальность информации обеспечена...
Выявленные недостатки уже устраняются...
Выделены дополнительные средства на... Спланированы необходимые мероприятия," направлены на...
В кратчайшие сроки организуется...
Обеспечен повседневный: жесткий контроль за...
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный...
наиболее важный...
наилучший эффект...
наихудший результат...
оказать помощь...
произвести проверку... ~ руководство считает возможным...
организация не возражает...
срочно сообщите...
немедленно устраните...
обеспечьте выполнение...
создайте необходимые условия... доложите предложения по
оптимальное решение...
вероятные сроки...
подтвердите получение...
направьте в мой адрес…
решите самостоятельно...
8. Наиболее часто употребляемые глаголы: выполнить (исполнить); решить (разрешить); обязать; завершить; прекратить; направить (отправить); обратить (внимание на...); ввести (в эксплуатацию); спланировать (скоординировать); осуществить (реализовать); создать; восполнить; организовать; обеспечить; сообщить (доложить); представить (предоставить); уточнить; установить; устранить; выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные: срочный (оперативный); второстепенный; перспективный; важный; главный (основной); ведущий; серьезный (существенный); плановый; дополнительный; полный; недостаточный; заключительный; промежуточный; общий; конкретный; высший; Первичный; лучший (худший).
10. Стилистические запреты: Вместо… В отношении, относительно … Благодаря тому факту, что … Приобретать... Принять во внимание … При сем прилагается … Оказывать влияние... За исключением... В целях... В том случае, если В настоящее время … Перечисление... Наращивать темпы … Прилагать усилия … Следует использовать … О... Потому что... Покупать... Учесть... Приложение: … Влиять … Кроме … Для … Если … Сейчас... Платеж. .. Ускорять … Пытаться …
В заключение - еще несколько соображений практического характера. Смысл их сводится к следующему:
1. Направляя кому-либо деловое письмо всякий раз обращайте внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте ввиду, что написанное по сути верно деловое письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
2. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу. содержания делового письма смысловые. акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
3. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций - это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса - отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
4. И, наконец, избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво. Тщательно выдерживайте стилистический «фарватер» в каждом случае письменного обращения.
Общение, как уже было отмечено выше, в узком понимании представляет собой обмен информацией. Весьма условно можно выделить четыре основных его типа. Это: передача информации (информирование); передача указаний; стимуляция, убеждение (корректировка и уточнение ранее переданных указаний или информации); сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации.
Примерно то же будет справедливо и в отношении деловой переписки. Однако для лучшего уяснения отличий каждого из перечисленных типов остановимся на этом моменте чуть более подробно.
Передача информации осуществляется с целью проинформировать другую сторону о состоянии дел в интересующей (или могущей заинтересовать) области для использования этой информации в процессе выработки и принятия решения. Возможные формы: письменное изложение фактов либо ваших выводов и суждений, на этих фактах основанных, либо вашего восприятия и толкования имеющихся в распоряжении фактов. Передача указаний имеет целью добиться от другой стороны совершения вполне конкретных по направлению и срокам действий. Возможные формы: письменное предписание на исполнение того или иного задания одному или нескольким лицам, самостоятельно или во взаимодействии с кем-либо, почти всегда с обязательным последующим уведомлением об исполнении.
Вне зависимости от избранной формы указание всегда конкретно. Дельное указание практически всегда предлагает (пусть и в директивной форме) общие пути решения проблемы, однако к их применению на практике исполнитель указания должен подходить творчески, сообразуясь со складывающейся обстановкой. "
Корректировка и уточнение имеет целью повлиять на последующее развитие событий, ход которых уже отчасти предопределено переданной ранее информацией (указаниями). Для того, чтобы это влияние было положительным, корректировка должна производиться своевременно и, что называется, бить в цель.
Хотя на развитие ситуации и в самом деле бывает полезно посмотреть как бы со стороны, получатель дополнительной информации вправе воспользоваться или не воспользоваться ею - по ситуации. Обратная связь с отправителем в этом случае должна отражать решение (да - нет) и мотивы этого решения, но не сводиться только к этому.
Сбор, обработка, систематизация и анализ информации имеет целью подготовить наше следующее решение или следующую порцию необходимой для совершения какиx-либo действий информации. Возможные формы достаточно разнообразны, поскольку информация в письменном виде может настигать нас и в форме ответного письма (или. иного документа), и по факсу, и по телефону (как телефонограмма), и по электронной почте.
Действие - даже быстрее, чем вы этого ожидали: тремя -четырьмя часами позже вы получаете телеграмму, уведомляющую вас о том, что все комплекты документации разосланы аж три месяца назад, в том числе (один экземпляр) и вам. Упоминается также и о том, что ваши смежники из компании, расположенной в том же городе, что и вы саами, «указанную документацию получили и претензий не имеют». Повторная высылка невозможна, поскольку тираж документации был ограничен.
Тогда вы берете на себя ответственность и связываетесь по телефону с представителями компании У - той самой, что документацию уже получили - дабы попросить у них ее во временное пользование (а еще лучше отксерокопировать). Однако господин, с которым вы беседуете, вовсе не спешит с оказанием вам такой услуги: «Сожалею, но это невозможно - разве вы не знаете о том, что эта документация секретна? Вам необходимо выслать в наш адрес письменный запрос, а, кроме того, обратиться· в учреждение Х, дающее добро на передачу и размножение такого рода документации. Честь имею... ». Таким образом, в деловую переписку поэтапно вступают компания У и учреждение Х - причем не только с вашей фирмой, но и между собой.
Смоделированная ситуация, скорее всего, разрешится благополучно - при условии, что каждый из участников письменного полилога отнесется к своим обязанностям (отправителя и получателя) ответственно.
Бэкграундер (от английского backgrounder) — это информационный материал для СМИ, представляющий информацию об организации, её профиле, продуктах и услугах, истории создания, развития и т. д. В отличие от пресс-релиза, информация в бэкгаундере не несёт в себе новостную информацию, а является возможным необходимым дополнением к пресс-релизу в случае, если при написании статьи по информации, представленной в пресс-релизе, журналисту понадобится более подробная информация об организации, выпустившей пресс-релиз.
Цель бэкграундера — информировать и давать объективные ответы на возможные, возникшие у представителей СМИ вопросы после прочтения пресс-релиза. Часто, чтобы журналистам было удобнее, при написании бэкграундера используют подзаголовки, в которых уже содержится краткий ответ на вопрос, а представленная ниже информация только шире и полнее раскрывает этот ответ.
В бэкграундере не стоит делать упор на броский заголовок и первый абзац, хотя как и в пресс-релизе, основная, самая необходимая информация должна идти в начале. Заголовок бэкграундера должен максимально точно и информативно раскрывать тему данного материала. Перед переходом к основной теме можно дать некоторую историю данного вопроса, ссылаясь на различные государственные институты, исследовательские организации и т. д. Далее следуют развёрнутые сведения о предмете, которые должны основываться на фактах и точных данных.
Бэкграундер может быть посвящён всей организации, либо отдельному её продукту или услуге, либо событию, произошедшему или ожидающемуся в данной организации
Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.
Привет, друзья! Расскажу вам сейчас интересную, хотя и не очень приятную историю. И если у вас возникнет такая же проблема, то возможно эта статья поможет вам ее решить. Или хотя бы поможет разобраться в некоторых моментах.
Дело было еще летом. Воскресение, утро. Я сделал себе кофе, включил ноутбук и уже как-то по привычке полез в Метрику смотреть статистику за вчерашний день. Зашел в раздел «Популярное» и честно говоря офигел. Рядом со своим сайтом (который имел уже хорошую посещаемость) я увидел еще несколько сайтов на похожим доменах (а один даже на таком же домене как мой, только зона другая) .
Я перешел на один из сайтов и офигел еще больше! Это была точная копия моего сайта! Перешел на остальные сайты — тоже копии моего. Ну что, воскресение удалось!
Меня сразу посетила мысль, что меня взломали и выкачали сайт. Сразу сменил все пароли. Но потом погулил и понял, что весь сайт могут выкачать и без взлома, это не сложно.
Причем, не все копии были одинаковые. Я имею введу по времени создания.
Чего я боялся? Я боялся, что они попадут в индекс поисковых систем и моему сайту придет конец. Потом ничего и никому не докажешь.
Я начал копать. Для начала я сделал анализ этих копий. В индексе не было ни одного сайта. Но тут нет ничего странного. Домены совсем свежие, им было по несколько дней.
В такой ситуации только один способ — это писать регистратору этих доменов и в поддержку хостинга (лучше сразу на адрес для жалоб) на котором размещены сайты-копии. Ну и еще можно попробовать написать администратору этих доменов, конечно же, если его адрес не скрыт в whois доменов. Но в моем случае адрес электронной почты был скрыт.
Узнаем хостинг и регистратора домена
Для определения регистратора домена, на котором размещена копия моего сайта можно использовать любой сервис whois. Например . Указываем домен и видим что-то типа этого:
Я проверил свой блог, как видите регистратор домена указан REG.RU, а хостинг .
Но по whois определить хостинг не всегда удается. Поэтому, для определения хостинга сайта лучше использовать сервис .
Если не получилось определить хостинг, то нажмите на кнопку «Получить» возле Информация об IP адресе . Там вы скорее всего увидите хостинг на котором размещен сайт.
Определил я тогда все хостинг-компании и регистраторов. Некоторые копии были на одном хостинге, или зарегистрированы у одного и того же регистратора. Я нашел майлы для жалоб, или просто поддержки и написал им жалобы. С просьбой заблокировать сайты-копии.
Кстати, первые копии были на буржуйском хостинге. Доменов зарегистрированных у русских регистраторов так же не было.
Вам наверное интересно, а почему же первые копии. Да потому, что после блокировки первых копий, почти каждый день начали появляться новые. За все время их было штук 20, если не больше.
Кстати зарубежные регистраторы только так блокируют домены на которых были копии. Но, ни один из русских регистраторов не заблокировал ни одного домена. Хорошо хоть хостеры помогали и блокировали сайты копии.
Месяцев два я воевал с этими копиями, уже надоело писать жалобы и просить о блокировке.
Однажды, проверяя whois одного из доменов, на котором была очередная копия, я увидел email администратора домена (наверное забыл скрыть) . Я тут же написал ему письмо. Никаких угроз и т. п. (хотя, очень хотелось:)) . Я просто спросил зачем он это делает и попросил удалить все копии.
Мне ответили. Парень извинился, сказал что тестирует скрип какой-то и что мол копии закрыты от индексации. Но фиг там, robots.txt например совсем не менялся.
Я ему снова отписал и попросил больше так не делать. И попросил убрать еще некоторые копии, которые на то время работали. Но он написал, что те копии не его. Вот так. Странно конечно же, но что ты ему сделаешь. А может и вправду не его.
Короче сейчас есть только две копии (ну по крайней мере о которых я знаю) . Я эти копии уже месяц не могу убрать.
Хостинг — contabo.com, на жалобы не отвечает. Регистратор доменов r01.ru домены заблокировать не может. И что хочешь делай. А эти две копии уже почти все в индексе Яндекса. И насколько я понял, уже даже получают немного трафика. Не дают они мне сейчас покоя. Кстати домены этих копий очень похожи.
Очень переживаю за свой сайт.
Ах да, забыл написать. Я же в Яндекс сразу еще писал. Объяснил им проблему, но получи стандартный ответ. Что мол поисковая система Яндекс является лишь зеркалом интернета и т. п.
Если кто-то создал точную копию вашего сайта, вместе с дизайном и со всем, то определяйте хостера, регистратора доменов и пишите им жалобу. Так же напишите в Яндекс и в Google.
А еще лучше, постарайтесь связаться с человеком, который это делает и разобраться с ним.
Вот такие дела, жду ваших комментариев!
