Жизнь активного современного человека предполагает быстрый ритм, большое количество запланированных дел и поставленных целей. Без ежедневника здесь просто не обойтись. К счастью, 21 век имеет свои преимущества: электронный рынок предлагает огромный выбор приложений со списками дел , органайзеров и to-do-листов. Сегодня я расскажу про два приложения список дел.
На самом деле, их так много, что глаза разбегаются, а новичок и вовсе запутается в этих непривычных для него штуках. В данной статье обозначу основные варианты ведения электронных органайзеров и более подробно остановлюсь на двух из них: ToDoist и Wunderlist.
Но прежде чем приступать к электронным вариантам, хочу обратить ваше внимание на другие, более классические. В первую очередь, что в переводе с английского значит «доведение дел до завершения» или «как привести дела в порядок». GTD – не просто органайзер , а целая огромная, структурированная система планирования вплоть до перспективы на всю жизнь. Такую штуку стоит завести, когда вы уже не новичок в ведении подобного рода органайзеров.
Кроме того, обратите внимание – она преследует примерно те же цели, но при этом гораздо проще в использовании. В принципе, системы дополняют друг друга, но логично выбрать одну – ту, что окажется наиболее удобной и результативной конкретно для вас.
Чем хороши электронные приложения?
Но Getting Things Done и Bullet Journal – бумажные системы, а мы так привыкли пользоваться мобильными телефонами. Онлайн-магазины есть и в айфоне (App Store) , и для платформы андроид (Play Market) . Все приложения по ведению списка дел, органайзеры и ежедневники можно скачать там.
Вот лучшее , что предлагают магазины:
- Wunderlist;
- ToDoist;
- AnyDo;
- Tick-Tick;
- Remember the Milk;
- Trello;
- MyLifeOrganized;
- GTasks;
- Do it;
- LeaderTask.
И это – лишь самые известные, на самом деле подобных приложений десятки, сотни! Но мы сегодня остановимся на первых двух, разберем их достоинства и недостатки, выясним, чем они отличаются и какое же из них наиболее удобно и функционально?
ToDoist и Wunderlist: что общего?
В первую очередь, следует отметить основные особенности обоих приложений:
- они одинаково комфортны для использования на мобильном телефоне (как на айфоне, так и на андроиде), планшете, ноутбуке или персональном компьютере, при наличии личного кабинета все изменения автоматически сохраняются в облачном хранилище, синхронизируются и отображаются сразу на всех устройствах, так что между ними можно спокойно переключаться;
- в них довольно простой, интуитивно понятный интерфейс, не перегруженный лишними функциями и особенностями;
- доступны везде и в любое время, на мобильном, планшете, ПК. Вы создаете один аккаунт, который работает везде;
- между тем, основной функционал достаточно разнообразен, практичен и удобен.
Для чего можно использовать данные приложения:
- для ведения списка дел на день (встречи, мероприятия, рабочие и бытовые моменты);
- для составления списка покупок (неважно, в продуктовом или строительном магазине);
- для составления списков «посмотреть», «прочитать», «послушать»;
- для чек-листов, например, «что взять в путешествие»;
- для установки звуковых напоминалок, которые скажут, когда пора принять таблетку, выключить на плите кастрюлю или начать собираться на встречу.
Wunderlist: как пользоваться?
Wunderlist – один из наиболее удобных электронных органайзеров? Простой, удобный, с незамысловатым дизайном и интуитивно понятным интерфейсом, Wunderlist обычно не вызывает проблем даже у неопытного пользователя-новичка.
Какие приятные фишки открывает для своих поклонников это приложение?
- наличие личного пользовательского е-мейла, на который можно пересылать любые списки, задачи и др.;
- возможность регистрации в общей системе большого количества людей и, собственно, коммуникация с ними, отправка другим людям своих списков, делегирование задач, что очень удобно, например, для коллектива сотрудников;
- создание проектов, папок, тематических списков;
- тэги, по которым можно отыскать свои записи;
- к задачам можно писать описания, создавать подзаголовки и подзадачи;
- также можно прикреплять файлы – текстовые документы, фотографии и др.
ToDoist – аналог предыдущего приложения, между тем, у него есть свои особенности:
- современный, модный дизайн;
- есть так называемая «функция миграции»: переходя на это приложение, можно импортировать информацию из других, чтобы не вбивать заново вручную все списки;
- на базовую версию накладываются бесчисленные дополнительные функции, которые открываются в расширенной платной версии, плюс это или минус – каждый решает сам;
- визуализация производительности, то есть, приложение как бы оценивает вашу продуктивность и эффективность, таким образом, поощряя активность.
Как видите, оба приложения довольно функциональны и обширны в своих возможностях. Какое из них лучше – сказать сложно. Кто-то предпочтет проверенный, надежный Wunderlist, а кто-то – новенький, модный ToDoist с его многочисленными платными фишками, тем более что плата не так уж велика – около 2000 рублей в год.
Какие это фишки? Обладатели платного аккаунта могут добавлять комментарии к своим задачам, просматривать завершённые задачи, отправлять задачи по электронной почте, получать напоминания на почту или через SMS, экспортировать задачи в календарь Google, Outlook или iCal, использовать поиск и просматривать статистику своей продуктивности по дням и проектам.
Какой выбрать?
Проверьте оба, протестируйте, сравните – и выберите тот, что будет удобен именно вам. Я выбрала Wunderlist давно и не решилась переходить на новый.
Для меня у Wunderlist есть только один минус - это отсутствие геймификации, которая так понравилась мне в ToDoist. Геймификация - это отличный инструмент мотивации, поэтому на мой взгляд, - это надо обязательно использовать в менеджерах задач.
Второй минус Wunderlist, который отмечают другие пользователи в отзывах — отсутствие календаря. А в платной версии Todoist можно использовать календарь, который автоматически вносит пометки и запланированные события: синхронизация работает с iCal, Outlook и Google Calendar. То есть, в удобном графическом формате, вы можете следить за важными событиями в рамках вашего проекта вместе с клиентами, коллегами, членами вашей семьи. 
Наверное, вы уже составляете списки дел, чтобы не забыть ничего важного. Но всегда ли у вас хватает времени на то, чтобы выполнить все дела из списка?
Мы собрали для вас 12 советов, как правильно планировать свой день, тем самым увеличивая продуктивность и используя свое время по максимуму.
1) Пользуйтесь приложением
Хотя некоторые из нас предпочитают по старинке пользоваться ежедневником или клеить записки на монитор, такой список сложно все время держать под рукой. К тому же, ежедневник можно случайно оставить дома и из-за этого забыть что-то важное.
Большинство приложений-менеджеров задач могут синхронизироваться на всех ваших устройствах, так что у вас всегда будет доступ к списку дел: не только на рабочем месте, но и во время командировки, или на совещании.
На рынке приложений есть множество менеджеров задач с разным набором функций и интерфейсом, так что вы можете выбрать приложение по вкусу. Возможно, вам приглянется что-то из списка 9 лучших менеджеров задач по версии Forbes . Среди них есть как платные, так и бесплатные приложения, так что обратите внимание на описания и скриншоты.
Лично нам нравится Todoist из-за его простого и понятного интерфейса.
2) Планируйте свой день заранее
Планы на следующий день лучше всего составлять накануне вечером. Благодаря этому вы прямо с утра можете приступить к выполнению задач, не тратя лишнее время на размышления и расстановку приоритетов, и так список невыполненных задач будет сокращаться быстрее.
Попробуйте каждый вечер выделять 10 минут на то, чтобы распланировать завтрашний день. Используйте календарь или планировщик и выделите достаточно времени на каждую задачу. Если времени на все задачи не хватает, пересмотрите ваш список и расставьте приоритеты заново.
Не лишним будет в течение дня делать пометки о том, что вы хотите сделать завтра. Вечером рассортируйте эти заметки и добавьте их в календарь.
3) Разделяйте работу и личную жизнь.
В мире современных технологий разделять работу и личную жизнь бывает сложно, так что очень важно найти баланс. Не очень-то полезно во время работы волноваться о том, что нужно отвезти кота к ветеринару или забрать пуховик из химчистки, равно как и во время ужина с семьей или друзьями не совсем уместно думать о маркетинговых кампаниях или той презентации, которую вам нужно провести в понедельник. Из-за этого ваша производительность и сосредоточенность может снижаться, а уровень стресса - повышаться.
Разделяйте личные и рабочие задачи в вашем списке дел. Во многих менеджерах задач можно создавать отдельные списки, но если вы продолжаете невольно заглядывать в рабочий список дома или в личный список на работе, можете попробовать разные приложения.
4) Составьте список того, чего делать не нужно
Если вам часто не хватает времени на выполнение всех задач из списка дел, попробуйте составить список того, чего делать не нужно. Проанализируйте всё то, чем вы занимаетесь, и попробуйте отказаться от вещей, которые не приносят особой пользы.
Задайте себе несколько вопросов о том, как вы проводите время на работе. На что вы тратите больше всего времени? Как определенные вещи меняют вашу жизнь? Полезны ли эти вещи для вашей карьеры? А для личной жизни? Составьте список вещей, которые не приносят пользы, не реализуемы или просто зря отнимают ваше время.
Например:
Не назначайте встречи с каждым, кто об этом просит
Не делайте вручную то, что можно автоматизировать
Не тратьте много времени на мелочи (вроде выбора подходящего шрифта для заголовка)
Создание такого списка - это хорошее психологическое упражнение, которое поможет вам избавиться от вещей, расходующих ваше время и отвлекающих ваше внимание. Конечно, такой список не нужно составлять регулярно - достаточно обновлять его пару раз в год.
Если у вас пока нет вдохновения, можете переписать в свой список несколько пунктов отсюда или отсюда .
5) Сделайте ваш список дел доступным для других
Для этого есть несколько причин. Во-первых, так вы будете более ответственны. Если вы знаете, что у ваших коллег или знакомых есть доступ к списку ваших дел, вы, скорее всего, будете стараться лучше расставлять приоритеты и ставить реалистичные цели. Также это будет мотивировать вас на выполнение планов в обещанный срок.
Во-вторых, это необходимо в случае, если вы работаете над одной задачей с вашим деловым партнером или командой. Некоторые приложения (мы в Чатре используем Asana , но Basecamp тоже отличный инструмент) позволяют вам разделять задачи на подзадачи, и каждую подзадачу назначать нужному человеку. Благодаря таким приложениям вы можете держать коллег в курсе вашего прогресса, а также оставлять комментарии, если вам нужно что-то обсудить или уточнить.
6) Резервируйте время в календаре
Если вы пользуетесь приложением, которое позволяет вашим коллегам или клиентам получать доступ к вашему календарю, а также дает им возможность добавлять в него задачи или назначать встречи, вам стоит резервировать блоки времени, во время которых вы сможете заняться делами, не отвлекаясь ни на что другое.
Нужно набросать план речи? Зарезервируйте несколько часов после обеда или с утра. Предстоит встреча с важным клиентом, и хотите заранее уточнить некоторую информацию? Зарезервируйте полчаса перед встречей.
Крейг Джарроу, автор Time Management Ninja , однажды зарезервировал почти половину времени в своем календаре в Outlook и в каждый блок поставил задачу, которую ему нужно было выполнить. В результате неделя оказалась невероятно продуктивной. Благодаря резервированию времени он избежал приглашений на спонтанные совещания, смог выполнить свои обязательства и не позволил другим его отвлекать.
Совет от Time Management Ninja: используйте только один календарь. Можно использовать разные цвета для личных и рабочих задач, но календарь должен быть только один, если вы не хотите упустить что-нибудь важное.
7) Группируйте задачи
Мультизадачность - это миф . Даже если вам кажется, что вы легко справляетесь с несколькими задачами одновременно, исследование показывает, что наш мозг на это неспособен. Он не выполняет задачи одновременно, а просто быстро переключается между ними.
Предположим, вы отвечаете на письма, слушая музыку. Попробуйте одновременно печатать ответ и осознавать слова песни - скорее всего, это окажется довольно сложно. И каждый раз, когда вы переключаетесь между осознанием музыки и обдумыванием ответа, в вашем мозгу останавливается один процесс и запускается другой. Это влияет на нас негативно: из-за такого переключения мы тратим время (пусть и микросекунды) и энергию, работаем менее эффективно и рискуем допустить больше ошибок.
Возможно, во время рабочего дня вы часто отвлекаетесь - помимо работы над основной приоритетной задачей, вы проверяете почту, отвечаете на звонки и сообщения, слушаете голосовую почту, и т.д. Чтобы увеличить продуктивность, попробуйте группировать похожие задачи.
Несколько примеров того, что стоит сгруппировать:
- Электронная почта. Проверяйте почту и отвечайте на письма один или два раза в день вместо того, чтобы отвечать на них сразу (если вы, конечно, не работаете в поддержке). Например, выделите на это время перед обедом и вечером.
- Телефонные звонки. Записывайте куда-нибудь контакты всех людей, которым вам нужно позвонить, и раз в день совершайте все необходимые звонки за один заход. Время можете выбрать сами, но лучше исключить обеденные часы.
- Задачи. Когда у вас есть важные задачи, которые тем или иным образом между собой связаны, лучше выполнять их разом, одну за другой.
- Планирование. Выделите несколько часов на то, чтобы обдумать и спланировать вашу следующую крупную цель или идею.
- Отслеживание информации. Можно легко «подсесть» на проверку данных и постоянно проверять статистику вашего сайта или показатели по месячной выручке. Выделите на это отдельное время и проверяйте данные раз в неделю или месяц.
8) Назначайте срок исполнения задачи
У вас бывало такое, что у какой-то важной задачи не было конкретных временных рамок, и вы откладывали ее «на потом» до тех пор, пока задача не стала срочной?
Ставьте сроки исполнения для каждой задачи в вашем списке дел, особенно для важных задач. Постарайтесь назначать конкретные даты, потому что, продлив время исполнения однажды, вы, скорее всего, продлите его снова. Все сроки лучше сохранять в одном месте. Здесь вам пригодятся менеджеры задач - почти у всех подобных приложений есть возможность сортировки по срокам исполнения, благодаря чему вам будет легче расставлять приоритеты.
Разбивка задач на подзадачи тут тоже пригодится, потому что вы сможете обозначить сроки исполнения для каждой подзадачи, и благодаря этому вы более четко сможете осознавать, какие шаги вам нужно предпринять для достижения цели. Даже если у вас и не получится исполнить задачу в срок, учитесь на своих ошибках и избегайте подобного в будущем.
9) Избавьтесь от вещей, которые вас отвлекают, и боритесь с прокрастинацией
Современные технологии позволяют нам (а иногда даже и поощряют) постоянно быть онлайн, так что отвлечься от работы довольно легко. Вы начинаете работу над задачей, и вдруг вам приходит уведомление, что ваш друг отметил вас на фото, вы ненадолго открываете страничку в соцсети, и внезапно осознаете, что прошло уже пять часов, а вы смотрите ещё одно видео с котиками.
Мы все периодически становимся жертвами прокрастинации. Для борьбы с ней есть специальные приложения, которые не дадут вам отвлекаться от работы. Вы сами можете решить, насколько строгим оно должно быть - некоторые приложения просто подсчитывают время, которое вы проводите в соцсетях или на других «непродуктивных» сайтах, а некоторые приложения могут полностью блокировать доступ к таким сайтам. Вот несколько приложений, которые вы можете попробовать:
RescueTime - это условно бесплатное приложение для Windows, которое может подсчитывать, сколько времени вы тратите на разные действия, и показывать вам статистику. Вы можете ставить личные цели и указывать, какие действия являются для вас «продуктивными». Например, если вы работаете в сфере дизайна, то посещение Behance и работа в фоторедакторах - это часть рабочего процесса, а не отвлекающий элемент. Если у вас Mac, можете попробовать таймер Thyme .
Go F*cking Work - это бесплатное расширение для Chrome, которое будет материться каждый раз, когда вы заходите на сайты, которые вас отвлекают.
Freedom - это приложение для iPhone, iPad, Mac и Windows, которое позволяет вам блокировать определенные сайты или полностью блокировать интернет-соединение в течение определенного времени. Подписка стоит от 2.42 долларов в месяц, но у них есть бесплатный 7-дневный пробный период
Productivity Owl - еще одно бесплатное расширение для Chrome, которое позволяет вам заходить на сайты, которые вы укажете в настройках, но только на определенное время, так что вы сможете быстро найти нужную вам информацию и вернуться к работе. Вы также можете указать «свободное время», во время которого отключаются все ограничения.
Если вы не хотите использовать приложения, попробуйте просто перевести телефон в авиарежим.
10) Попробуйте технику помидора
Технику помидора (Pomodoro) придумал Франческо Чирилло в начале 90х. Техника получила такое название из-за того, что Франческо, на тот момент студент итальянского университета, пользовался таймером в виде помидора для отслеживания своей работы. Метод довольно прост: когда у вас есть задача или серия задач, вам нужно разбить работу на короткие отрезки времени (25 минут), разделенные небольшими паузами (5 минут). Такие отрезки называются «помидорами».
Запустите таймер или используйте специальное приложение и на 25 минут полностью погрузитесь в работу над задачей. Постарайтесь не отвлекаться на звонки или оповещения. Если вы вдруг вспомните, что вам нужно сделать что-то еще, запишите это на листке бумаги и продолжите работать. Когда таймер отсчитает 25 минут и подаст сигнал, сделайте паузу - разомнитесь, заварите себе чашечку кофе, помедитируйте или сделайте еще что-нибудь расслабляющее, не связанное с работой. И начните новый «помидор». После каждых 4 «помидоров» делайте большую паузу в 20-30 минут.
Нам нравится приложение Pomotodo , но вы можете использовать другое приложение, которое вам больше понравится. Их довольно много - от простых таймеров для браузера или телефона до специализированных инструментов.
У этой техники есть много преимуществ. Во-первых, она наглядно демонстрирует, сколько времени и усилий требуется на определенную задачу, так что вы сможете примерно представлять, сколько «помидоров» займет похожая задача. Во-вторых, так вы будете меньше отвлекаться - редкое сообщение бывает настолько важным, что не может подождать 25 минут.
Также благодаря технике помидора повышается качество вашей работы - обычно во время одного «помидора» вы работаете над одной задачей, и у вас, скорее всего, останется дополнительное время на то, чтобы проверить ошибки и «прилизать» работу. К тому же, если вы регулярно будете разделять свое рабочее время на «помидоры», это войдет в привычку, и вам гораздо легче будет придерживаться сроков и выполнять всё вовремя.
11) Награждайте себя за выполнение задач
Конечно, вычеркивание очередной задачи из вашего списка дел может доставлять удовольствие само по себе, но иногда нам нужна дополнительная мотивация для того, чтобы сосредоточиться на работе. Особенно, если вы делаете что-то, что вам не нравится. Тогда самое время придумать систему наград!
Например, после выполнения каждой задачи, вы можете позволить себе зайти на любимый сайт, съесть или выпить что-нибудь вкусное, или посмотреть интересное видео. Можете даже попробовать платить самому себе каждый раз, когда вы завершаете работу над особо сложным проектом. Например, вы можете завести сберегательный счет в банке, или класть деньги на аккаунт в Steam, или покупать подарочные карты в любимом магазине. В зависимости от неприятности и сложности выполнения задачи вы можете решать, сколько денег вы сами себе заплатите.
Когда вы завершаете работу над совсем уж крупным и важным проектом, наградите себя соответствующе - отправьтесь в небольшое путешествие, отведите семью или друзей в модный ресторан, или займитесь чем-нибудь, чем вы хотели заняться уже давно - например, запишитесь на мастер-класс по кулинарии, отправьтесь на дегустацию вин, или побалуйте себя походом в спа-центр. Вскоре вы даже начнете радоваться сложным задачам, так как они будут ассоциироваться у вас с вознаграждением.
12) Контролируйте температуру в помещении
Исследование показывает, что температура воздуха в офисе влияет на нашу продуктивность. Работники, которым приходилось работать в холодном помещении, делали на 44% больше ошибок, а их продуктивность сократилась почти вдвое.
К тому же, мерзнущие работники постоянно отвлекались, а их производительность каждый час снижалась на дополнительные 10%. Когда нам холодно, мы тратим энергию на обогрев тела, так что на концентрацию, понимание и вдохновение энергии остается меньше.
Негативно влияет на продуктивность и жара, ведь тогда организм задействует дополнительные ресурсы на поддержание теплового баланса.
Если у вас есть такая возможность, постарайтесь поддерживать в офисе температуру в районе 22 градусов, ну и не забывайте про хорошую вентиляцию и уровень влажности.
Вот семь простых трюков, которые советуют эксперты в области бизнеса и тайм-менеджмента.
1. Составляйте список дел на следующий день с вечера
Если с утра на работе вы не представляете, чем сегодня нужно заниматься, скорее всего, вы потратите день, распыляясь на мелкие несущественные дела. Попробуйте составлять список дел ещё с вечера, тогда на следующее утро вы точно будете знать, что нужно сделать.
Распланируйте примерное время на каждую задачу, чтобы легче было придерживаться графика (и не забудьте включить пару перерывов). Самые важные дела можете пометить звёздочкой или ещё как-то выделить.
2. Не начинайте день с электронной почты
6. Делайте перерывы
Конечно, всем нам хочется, чтобы рабочий день прошёл максимально продуктивно, и иногда мы даже стыдимся делать перерывы. Однако короткие перерывы необходимы. Они помогут перезагрузить мозг и набраться сил, а также сделать больше, когда вы снова вернётесь к работе.
Чтобы не забывать о перерывах, попробуйте всем известный метод (25 минут работаем, 5 минут отдыхаем). Или любой другой метод. Главное - постоянно придерживаться его. Ещё помогут расширения, блокирующие доступ к определённым сайтам вроде Facebook и «ВКонтакте».
7. В конце дня выбрасывайте список дел
Если вы не сделали всё, что запланировали на день, не оставляйте этот незаконченный список на завтра. Он только будет снижать ваш моральный дух. Выбросите такой список и составьте новый, в который включите недоделанные за сегодня дела и новые пункты.
Проблема №1. Включаем в список слишком много пунктов
Так мы только перегружаем списки дел. В книге «Сила воли: открывая заново самую мощную способность человека» социальный психолог Рой Баумайстер и журналист Джон Тирни говорят о том, что один человек обычно ставит перед собой около 200 различных задач одновременно. На выполнение такого количества дел, запланированных на один день, понадобится как минимум неделя.
И это ещё не всё. Исследование, проведённое учёными Эми Далтон и Стивеном Спиллером, показывает, что чем длиннее ваш список задач и целей, тем менее действенным он становится.
Забивание списка дел чрезмерным количеством пунктов вызывает беспокойство, которое отвлекает нас от выполнения важных заданий. Психологи Роберт Эммонс и Лора Кинг обнаружили, что тревога от наличия чрезмерного количества конфликтующих друг с другом целей приводит к тому, что страдают продуктивность и духовное и физическое здоровье.
Списки дел помогают удержать в памяти всё, что предстоит сделать. В то же самое время использование этого метода может спровоцировать тревожность.
Проблема №2. Не понимаем реальной функции списков дел
Вы понимаете, как на самом деле работают списки дел? Кажется, всё довольно просто. Мы составляем список дел, чтобы зафиксировать определённые задачи. Это как своеобразное устройство внешней памяти, напоминающее о том, что нужно сделать.
В чём же проблема? Надоедливые мысли о незавершённных задачах и невыполненных планах порождают эффект Зейгарник. Он проявляется в том, что мы лучше запоминаем незаконченные действия. Может показаться, что логичным решением будет довести дела до конца и осуществить планируемое. Однако психологи обнаружили, что этот эффект проявляется так: ваше бессознательное просит сознание составить план, а не заставляет вас немедленно засесть за выполнение дел.
Был проведён эксперимент: одна группа студентов думала о предстоящем важном экзамене, а другая составляла подробный план подготовки, описывающий, что, где и когда они будут делать. Затем всех студентов попросили закончить определённые фразы. Первая группа по большей части использовала слова, связанные с экзаменами, чего не было замечено за второй. Но несмотря на то, что последняя не продвинулась в подготовке, студентам всё же удалось навести в голове порядок, составляя план.
Списки дел только вредят, когда мы не обдумываем деталей. Когда же они становятся слишком большими, планирование с их помощью становится неэффективным. Неудивительно, что мы не выполняем все пункты из такого списка.
Проблема №3. Даём себе слишком много времени
Большой план нужно разбивать на несколько частей. Нам требуется меньше усилий, энергии и времени на то, чтобы выполнить более мелкие задания и вычеркнуть их из списка.
Однако мы часто ставим себе слишком щадящие дедлайны, увеличивая шансы на то, что задание не будет сделано вообще. Профессор поведенческой экономики Дэн Ариэли обнаружил, что студенты, которым дали больше времени на выполнение заданий, справились хуже, чем студенты, которым установили более жёсткие дедлайны.
Прокрастинаторам хорошо известно: чем больше времени ты себе даёшь, тем ниже вероятность того, что ты закончишь работу к нужному сроку.
Когда составление списка дел становится постоянным упражнением по откладыванию заданий на завтра или на следующий день, он не очень-то эффективен.
Проблема №4. Забываем, что будущее непредсказуемо
Мы часто активно работаем целый день, но так и не доходим до большинства заданий, включённых в список дел.
Выполненные дела никогда не будут соответствовать планируемым задачам, если вы не научитесь грамотно формулировать пункты списка. Когда вы не указываете конкретные действия в отношении каждой своей цели, но предпринимаете какие-то шаги на пути к её достижению, ваш прогресс трудно соотнести с изначальным планом. Вы не сможете поставить галочку рядом с каким-то пунктом.
Также мы не можем учесть перерывы при выполнении заданий, которые придётся сделать. Чаще всего нам не удаётся пройтись по всему списку из-за того, что в ходе работы появляются новые незапланированные дела (срочно позвонить, отправить письмо, поучаствовать в мероприятии). Кроме того, всегда могут возникнуть отвлекающие факторы, не связанные с работой: у подруги проблемы, а вы должны её утешить, или разговорчивый коллега никак не отстанет от вас со своими историями.
Мы не можем предсказывать будущее, поэтому наши списки дел часто не выдерживают испытания временем.
Вы можете не любить планирование, зато его любит ваш мозг. И хотя здесь есть свои плюсы, списки дел (to-do листы) - палка о двух концах. Часто они выбивают из колеи, обескураживают и снижают нашу продуктивность, хотя все должно быть наоборот. FastCompany дает советы, как составлять списки дел, чтобы они были полезны и обеспечивали удовольствие от работы.
Почему от составления списков портится настроение?
Большая часть списков - это длиннющие перечни невероятно скучных заданий. Если вы заполняете рабочий календарь повседневными задачами, с высокой вероятностью вы только ими и будете заниматься. Звучит не так плохо - разве не для этого составляются списки дел?
Нравится нам или нет, некоторые вещи, которые нужно делать, нудны, скучны и утомительны. И если ежедневно на вас сыплются напоминания только о самых неприятных рабочих обязанностях, ваша мотивация со временем улетучится.
Как получать удовольствие от списков дел?
На самом деле, планирование - лучший способ получить побольше удовольствия от работы. Исследования показывают, что люди, которые считают работу своим призванием, испытывают куда больше удовольствия, чем те, кто воспринимает работу не иначе как набор рутинных задач. Другими словами, важно ощущение осмысленности, и грамотно составленный список дел здесь неплохо помогает. Ощущать работу своим призванием можно, когда вы каждый день, каждую неделю и месяц ясно видите значимость собственного вклада.
Для этого нужно, чтобы еженедельнике находилось место для планирования работы над важными лично для вас задачами. Над теми вещами, которые позволяют сделать реальный вклад в общее дело, и именно такой, какой вам хотелось бы.
Конечно, придется приложить усилия. Большинство из нас не умеет продвигаться к выполнению самых важных целей в текущем режиме. Скорее наоборот, самое важное постоянно все время ускользает, выполнение срочных повседневных задач поглощает нас полностью. Вы можете очень хотеть повышения, желать закончить большой проект или улучшить жизнь клиентов, но такие задачи мало кто включает в список дел. Далеко не всегда понятно, какие именно шаги нужно предпринять для их выполнения.
К счастью, составление правильного списка дел помогает разбить процесс достижения комплексной цели на отдельные вполне понятные и преодолимые этапы. Достаточно на некоторое время сделать паузу и немного подумать. В следующий раз, формируя список дел, сделайте осознанное усилие и прикиньте, где именно в расписании на следующую неделю найдется место для таких задач. Придется идти на компромиссы, отложить иди делегировать рутину, но в этом и суть.
Как только вы вычислите постоянно повторяющиеся задачи, мешающие продвигаться в тех областях, которые по-настоящему радуют, вы постепенно начнете находить время на важные вещи (и, возможно, даже научитесь делегировать задачи, которые можно передать). Как только вы станете лучше планировать ту часть работы, что вам нравится, вы начнете лучше относиться даже к самым скучным задачам из вашего списка дел.
Список дел с искусственным интеллектом победит прокрастинацию
За счет встроенного искусственного интеллекта приложение для управления задачами Todoist помогает людям научиться не срывать самостоятельно установленные дедлайны.
Функция "Умное расписание" автоматически предлагает крайнюю дату исполнения задачи, основываясь на привычках пользователя, текущей загруженности и типе задания. Например, планировщик постарается не добавлять больше задач в день, который и так чрезмерно загружен, и будет придерживаться нормальных для пользователя часов активности при назначении дедлайнов. Планировщик умеет определять сложность по названию каждого задания. Так, он поставит задаче "пофиксить баг" больший приоритет, чем задача "прочитать книгу". Заодно решит, на какой день недели ее стоит отнести - на будний или на выходной.
"Умное расписание" работает как с новыми задачами, так и с просроченными. Просроченные задачи можно переносить сразу группами. Смысл в том, чтобы пользователи устанавливали дедлайны, которые они в состоянии соблюдать, а не сдвигали их раз за разом.
На пути к более умным программам
Сегодня весь имеющийся софт не слишком "умный", скорее даже "глупый", он требует, чтобы вы делали всю работу сами. В Doist, компании, которая разрабатывает приложение Todoist, внимательно проанализировали поведение пользователей и обнаружили, что самая большая их проблема - прокрастинация. Примерно у 70% активных пользователей Todoist есть хотя бы одна просроченная задача. А среди них есть своя подкатегория "сноуболлеров", у которых отложенные задачи копятся до тех пор, пока всё не выходит из-под контроля.
Для того чтобы помочь людям с с соблюдением дедлайнов, Doist дала пользователям возможность устанавливать ежедневные и еженедельные цели по выполнению определенного количества задач. Планировщик установит дедлайны соответственно целям, а пользователь затем может сам оценить свою успешность.
Как и любому другому приложению, построенному на машинном обучении, Todoist нужно много данных для построения достоверных прогнозов и точных дат дедлайнов. У Doist пока недостаточно сведений, с которыми можно работать, так как эта функция тестируется в ограниченной бета-версии. Разработчики надеются, что пользователи смогут полагаться на определяемые алгоритмом даты как минимум в 80% случаев.
