Бухгалтерские справки срок хранения по перечню. Сколько лет хранить бухгалтерские документы ооо

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .

По одним документам - 5 лет .

А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .

Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню

В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .

В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Как восстановить утерянный документ

Формально порядок действий такой:

1. Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
2. Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
3. По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
4. На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
5. Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
6. Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

к меню

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

к меню

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.

к меню

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

• штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
• от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню

Виды бухгалтерских документов мы рассматривали в . А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Срок хранения документов бухгалтерского учета

Представим сроки хранения бухгалтерских документов в организации в таблице (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ , Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558):

Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

• документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
• организация труда и служебная деятельность;
• нормирование труда, тарификация, оплата труда;
• охрана труда;
• документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
• прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
• установление квалификации работников;
• повышение квалификации работников;
• награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения - до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.

Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая такая операция нуждается в официальной фиксации на бумаге. Кроме того, законодательно установлен срок хранения первичных документов в организации, а значит, избавиться от «бумажек» просто так не получится, придется хранить их как минимум несколько лет и только после этого уничтожать. К слову сказать, процесс избавления от макулатуры тоже непрост, имеет ряд специфических особенностей. Обо всем этом - дальше.

Документы, документы…

Если привести статистику по количеству продуцируемой документации, получится, что практически во всех современных отечественных предприятиях бухгалтерия - это источник 80-90% бумажных документов. Хранить их нужно не просто так. Ограничения определяют не только то, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов правильный (обычно варьируется от пяти лет до десятилетия), но и то, в каких условиях эти объекты должны находиться. В то же время следует помнить, что существует деление на документацию для временного хранения и постоянного.

Впрочем, как показывает практика, далеко не в каждой компании руководители заинтересованы в том, чтобы разбираться в тонкостях того, какие установлены сроки хранения первичных документов. Чтобы избавить себя от головной боли, можно воспользоваться услугами специализированных архивных компаний. В такой фирме точно знают, какой тип документов сколько времени нужно хранить, в каких условиях, при соблюдении каких правил. Кроме того, в такой организации есть технические мощности для уничтожения доверенной на хранение документации, когда сроки истекут. Это действительно удобно, но стоит денег. Если хочется сэкономить, тогда придется выделить специальное помещение под архив и вникнуть в то, каков срок хранения первичных бухгалтерских документов в организации по закону.

Хочу - не хочу

Проблема, между прочим, возникает не на пустом месте. Действующие законы устанавливают сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета, и в рамках любого предприятия они должны соблюдаться. Из законодательства следует, что на любое действующее юридическое лицо возложены обязанности по сохранению документации. Это означает, что не играет роли форма деятельности - будь то частный предприниматель, в одиночку ведущий дела, или крупный концерн, все равно придется озаботиться хранением бухгалтерской отчетности и прочей документации. Важно изучить законодательство на предмет установленных сроков хранения электронных первичных документов, бумажных, чтобы в случае конфликтной ситуации с подрядчиком или при проверке контролирующей инстанцией не оказаться в неудобном положении. Кроме того, несоблюдение установленных законом временных промежутков может спровоцировать немалый штраф при проверке. Действующее законодательство содержит нормативы, регулирующие минимальный срок хранения первичных учетных документов. Это важно, чтобы бизнес был в безопасности, а ведение дел в нашей стране отличалось законностью, соблюдением установленных правил.

О том, какой срок хранения электронных первичных документов, бумажных установлен сейчас, рассказывает 125-й федеральный закон, принятый в октябре 2004 года. Исходя из названия, он посвящен архивам и корректному ведению дел. Именно в этом официальном документе рассматриваются особенности хранения продуцируемых бухгалтерией официальных бумаг. Здесь можно найти как особенности, позволяющие разграничить документацию временного и постоянного хранения, так и сроки, характерные для того или иного типа бумаг.

На кого распространяется?

Обязанности по соблюдению минимальных сроков хранения первичных документов возложены на:

• инстанции местного самоуправления;
• госорганы;
• предпринимателей;
• предприятия;
• лиц, ведущую предпринимательскую деятельность.

Соблюдать закон придется применительно к архивной документации, в том числе касающейся личного состава. Весь указанный в законе временной промежуток бумаги должны находиться в безопасном месте. Кроме федеральных законов, особенности сроков хранения первичных документов и бухгалтерских регистров затрагиваются в ряде нормативной документации, действующей как на территории страны в целом, так и в каждом отдельно взятом регионе. Впрочем, наиболее важный документ - это упомянутый выше 125-й закон, в котором дается полный перечень документации, регламентирующей длительность по хранению бухгалтерских бумаг.

Закон под номером 129

В 1996 был выпущен федеральный закон, посвящённый особенностям бухгалтерского учета. В нем указано, что бухгалтерия может формировать свою документацию на бумаге, а также с применением различных машинных средств. При этом фирма в обязательном порядке должна самостоятельно делать копии документации на бумаге, чтобы все участники операций имели доступ к данным о них. Если контролирующий орган запрашивает доступ к документации, представители фирмы обязаны таковой предоставить. Право на это есть и у работников прокуратуры, и у представителей суда.

Создание, хранение с соблюдением сроков хранения первичных учетных документов, предоставление по запросу должно соответствовать установленным в нормативных актах формам. Документы необходимо направлять запрашивающему лицу в бумажной форме. Если это допускают возможности применяемых в работе машин, если все участники согласны, отчетность можно направлять в электронной форме. Это также разрешено действующими законами нашей страны.

Храним по правилам

129-й федеральный закон содержит упоминание об обязательности соблюдения сроков хранения первичных учетных документов. В частности, в 17-й статье упоминается, что любое юридическое лицо в обязательном порядке должно хранить подобную документацию, включая регистры и отчеты. Длительность временного промежутка устанавливается правилами, регламентирующими архивное дело на государственном уровне. Продолжительность этого периода не может быть менее 5 лет.

Особенный срок хранения первичных документов установлен для регламентирующей учетную политику документации и некоторых других категорий (программы, используемые на машинах, обрабатывающих информацию, рабочий план счетов). Конечно, длительность здесь тоже составляет пять лет (в некоторых случаях этот период можно установить больше), но срок начинают отсчитывать с момента, когда на предприятии к этому документу прибегали в последний раз. Руководитель юридического лица - тот человек, на которого по закону возложена ответственность за хранение всей положенной документации с соблюдением временных промежутков. Это означает, что любой образованный и ответственный начальник обязан знать срок хранения первичных документов в бухгалтерии, если он желает держать ситуацию в фирме под своим контролем.

Как показывает практика, во многих организациях регулярно проводят инвентаризацию официальной документации, а локальными нормативными актами устанавливают ответственных за хранение документов лиц, с которыми фактически взаимодействуют проверяющие инстанции при контроле соблюдения правила ведения архивного дела.

Создание и хранение: все по правилам

Исходя из действующего законодательства, бухгалтеры могут формировать как первичную документацию, так и сводную не только на бумаге, но и в электронном виде; при этом обязательства по созданию бумажных копий возлагаются на юридическое лицо, и при запросе со стороны заинтересованного лица, проверяющего органа фирма обязана в кратчайшие сроки направить бумажные документы по адресу. Составление и хранение должно осуществляется в форме, установленной действующими нормативными актами.

О том, каков срок хранения первичных документов в бухгалтерии, порядок этого процесса, рассказывает перечень документации, рассматривающий типовые управленческие бумаги, формирующиеся в ходе работы любого предприятия. Таковые были установлены в 2010 году в документе, утвержденном Министерством финансов и Росархивом. Кроме того, необходимо учитывать требования Налогового кодекса, регламентирующего, что на всякого гражданина нашей страны возложены ответственность за четырехлетнее сохранение бухгалтерской документации. Это распространяется на бумаги, связанные с учетом расходной, доходной составляющей, а также подтверждающие уплату налогов.

Подходим к делу с умом

Корректная организация процесса с соблюдением сроков хранения первичных бухгалтерских документов предполагает профессиональный подход, привлечение персонала, ответственного за учет документации, обработку архивной информации об организации непосредственно рабочего процесса. В настоящее время практически нет мест специализированного обучения архивному делу, поэтому найти действительно высококачественного специалиста зачастую непросто. С другой стороны, прогрессивное законодательство требует, чтобы сроки хранения первичных бухгалтерских документов выдерживались, в противном случае можно столкнуться с категорически неприятными штрафами. Оптимальной вариант при достаточно объемном документообороте - создание в штате фирмы отдела, ответственного за архивное хранение, и обеспечение регулярного обучения ответственного за документацию персонала внутренними ресурсами. Это позволит держать под контролем нововведения, установленные в законах, и соблюдать все требования.

Альтернативный вариант, также позволяющий учитывать срок хранения первичных документов и соблюдать его в своей рабочей деятельности - это сотрудничество с посредником, берущим на себя обязательства по сохранению бумаг клиента. Впрочем, выбрать архивную фирму для себя - это тоже не самая простая задача. Необходимо тщательно проанализировать все доступные варианты, чтобы отдать предпочтение надежной компании и не переживать, что она может закрыться, а здание - сгореть.

Особенности хранения некоторых типов документации

Как следует из действующего законодательства, в архив нужно передавать первичную документацию, а также регистры, отчетность и балансовые документы. Все эти категории официальной документации до момента направления их в архив должны содержаться в бухгалтерских помещениях, при этом юридическое лицо обязано обеспечить все условия для сохранности бумаг: шкафы должны закрываться, противопожарная и прочая безопасность - соблюдаться. Внутри предприятия специальным документом назначается лицо, ответственное за сохранность документации.

Если на предприятии применяют , по закону эти документы должны содержаться в сейфе либо специальном шкафе, помещении, которое закрывается и гарантирует сохранность документации. Первичная документация текущего временного промежутка, обработанная вручную, должна собираться с учетом хронологии в регистры, которые затем направляются в архив на постоянное хранение.

На что еще обратить внимание?

При хранении банковских выписок, кассовых ордеров и отчетов по авансу необходимо сохранять всю документацию с учетом хронологии и переплетать для совместного систематизированного хранения. Некоторые специфические категории документов (рапорты о сменах, рабочие наряды) можно хранить, не переплетая, но подшивая в папки, чтобы ничего не потерялось и не было использовано с нечестными целями.

Сохранность документации, а также своевременное направление ее в архив - это в первую очередь зона ответственности главного бухгалтера, хотя при необходимости локальные нормативные акты могут содержать делегирование полномочий другому лицу. Выдача первичной документации, отчетности, балансовых документов возможна только в отдельных случаях при наличии официального распоряжения главного бухгалтера. В общем случае структурные подразделения не имеют доступа к документам бухгалтерии. Изъятие документации возможно лишь при наличии специализированного запроса из дознавательных органов, суда или других инстанций, располагающих соответствующими полномочиями по закону. При этом необходимо предоставить официальное постановление, составленное с соблюдением законодательства. При изъятии необходимо составить протокол, одну из копий которого передают представителю организации под роспись.

Срок хранения первичных документов отражен в таблице ниже.

Особенности документооборота

Термин «документооборот» применяют к комплексу факторов, связанных с движением документации с момента создания бумаги до передачи ее в архивное дело. Разработка графика - это зона ответственности главного бухгалтера, хотя на некоторых предприятиях делегируется специалисту по документообороту. Впрочем, как показывает практика, наиболее корректным является включение такого графика в учетную политику организации, которая затем утверждается специально издаваемым приказом за подписью главного должностного лица компании.

При помощи графика можно согласовать и упростить задачу планирования на предприятии. График документооборота первичной документации - это список исполнителей, временные промежутки, в рамках которых бумаги должны направляться бухгалтерии, а также сроки, за которые бухгалтеры их обрабатывают. Обязательно описываются отчетные периоды, включая балансовую отчётность. Зачастую учетная политика содержит регламентацию сроков хранения первичных документов, причем этот период или приравнивается к установленному законом, или назначается большим, если того требует специфика деятельности компании. Когда отчетность за год сдается, документация готовится установленным порядком и передается на архивное хранение. При этом учитывают, что в будущем может возникнуть необходимость извлечения полезных данных из переданного на хранение объема. Для этого принято разделение дел на папки, группировка же объясняется содержанием. Обязательно каждой папке присваивают релевантный заголовок.

Особенности хранения дел

Вся формируемая в ходе деятельности предприятия документация, как было указано выше, делится на предназначенную для временного хранения и постоянного. При передаче бумаг в архив необходимо каждую из этих категорий сдавать по отдельности, не смешивая официальные бумаги в одних папках. При этом копии нужно хранить отдельно от подлинников. Также в отдельные папки придется рассортировать документацию, показывающую отчетность, планы по году и по кварталам, по месяцам. Одно дело должно содержать одну штуку документации.

Для группировки одного дела можно использовать документы, сгенерированные за один период (квартал, год, месяц). Исключение составляют так называемые преходящие категории - например, личные дела, закрытие которых не приурочено к календарному году. Если дело содержит в себе документацию, сгенерированную за несколько месяцев, необходимо каждый месяц отделять от других специальным листом, фиксируя на нем, какой период документирует идущий за ним блок. При этом допускается группировать в одно дело до 250 листов. Папка в толщину может быть 4 см и меньше.

На что еще обратить внимание?

Как видно из правил ведения архива, если документация имеет приложения, таковые (вне зависимости от того, когда именно были составлены) должны присоединяться к той документации, которую они сопровождают. Вообще последовательность для архива бухгалтерской документации очень важна, поэтому ее необходимо соблюдать неукоснительно. Как правило, сначала размещают отчетность, затем пояснительные записки, после чего баланс, дополненный приложенными документами.

При организации хранения лицевых счетов сотрудников компании необходимо выделить для этого отдельное дело, в котором документацию раскладывают по годам со строгим соблюдением хронологии. Годовую переписку формируют в папки с указанием календарного года и тоже систематизируют в соответствии с датами. За каждым запросом должен следовать ответ на него.

Некоторые особенности

Сроки хранения, прописанные в Налоговом кодексе, могут отличаться от тех нормативов, которые указаны в законах, регламентирующих деятельность бухгалтерии. При наблюдении подобного несоответствия рекомендовано в первую очередь соблюдать тот временной промежуток, который больше - это позволит в случае необходимости обращения к документации воспользоваться ею, даже если по одному из действующих правил срок уже вышел. Кроме того, проверяющим органам будет не к чему придраться. Также необходимо помнить об изданном в 2000 году специальном перечне, указывающем длительность хранения некоторых специфических групп документации. Этот перечень регулярно обновляется и дополняется, поэтому главный бухгалтер предприятия и отдел, ответственный за документооборот, должны следить за актуальной информацией.

Если сроки хранения были нарушены, ответственность за это возлагается на руководителя компании, несмотря на то, что вопрос сохранности в первую очередь входит в зону ответственности главного бухгалтера. Если порядок, длительность хранения нарушены, фирме назначают штраф. Для должностного лица наказание варьируется обычно в границах двух-трех тысяч рублей. А вот если первичной документации вообще не ведется, за это могут наказать выплатой штрафа от пяти тысяч рублей и больше.

Бухгалтерские документы: первичные учетные документы, кассовые документы и бухгалтерские регистры - должны храниться пять лет после отчетного года. Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета. такие как учетная политика - хранятся не менее пяти лет после окончания года. в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности. В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом N 212-ФЗ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, т.е. в течение всего срока существования организации. Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице. Вид документа Срок хранения Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактуры Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности. Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - самортизировано; - или ликвидировано; - или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения Регистры налогового учета и налоговая отчетность Пять лет после окончания периода, за который они составлены Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п. Документы, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; Кассовые документы на выдачу зарплаты Пять лет после окончания года, в котором составлен документ. Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; Табели (графики), журналы учета рабочего времени Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся: - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; Срок хранения документов, подтверждающих налоговый убыток, который организация переносит на будущее Завершается очередной финансовый год. Пришло время для подведения итогов. Организации оценивают удачным ли он был с точки зрения финансовых показателей. Одним из самых наглядных индикаторов успеха является финансовый результат. Он может быть как положительным - получена прибыль, так и отрицательным - получен убыток. Убытком признается отрицательная разница между доходами и расходами, исчисленными в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса РФ. В целях налогообложения прибыли убытки учитываются в порядке, предусмотренном статьей 283 НК РФ. Общий порядок переноса убытков Общий порядок переноса убытков закреплен в статье 283 Налогового кодекса. В соответствии с этой нормой организации, понесшие убыток, могут уменьшить базу по налогу на прибыль в текущем налоговом периоде на всю сумму убытка. Также часть полученного убытка можно перенести на будущее. Стоит отметить, что переносимый убыток на будущее приводит к возникновению вычитаемой временной разницы. Это важно Под временными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) в одном отчетном периоде, а налоговую базу по налогу на прибыль - в другом или в других отчетных периодах. Организации имеют право переносить убытки в течении десяти лет, следующих за годом, в котором получен убыток. При этом их можно учитывать как в полной сумме, так и частично. То есть учет убытков можно «растянуть» на последующие годы, но только в пределах 10 лет. Однако у организаций нет гарантий, что в ближайшие годы больше не возникнет убытков и предприятие будет стабильно приносить прибыль. Может сложиться ситуация, при которой уже через 2 или 3 года фирма опять «уйдет в минус». В такой ситуации у предприятия не будет возможности уменьшить убытки, поскольку прибыль им получена не будет. На этот случай законодательством предусмотрена возможность переноса убытков на ближайший год, в котором он получит положительную разницу между доходами и расходами. А как же быть, если убыток получен не в одном налоговом периоде, а в нескольких? В данном случае перенос таких убытков на будущее производится в той очередности, в которой они возникли. Пример 1 ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели: За 2008 год получен убыток 468900 рублей За 2009 год получен убыток 351300 рублей За 2010 год получен убыток 112600 рублей За 2011 год получена прибыль 695800 рублей При исчислении налога на прибыль за 2011 год ООО «Альфа» учитывает убытки полученные в прошлые налоговые периоды в хронологическом порядке в сумме, равной налоговой базе за 2011 год, то есть 695800 рублей. В итоге убыток за 2008 год будет считаться погашенным полностью: 695800 руб. - 468900 руб. = 226900 руб. Остаток 226900 рублей налогоплательщик также может учесть для погашения задолженности, но уже за 2009 год. Убыток за 2009 год будет считаться погашенным частично: 351300 руб. - 226900 руб. = 124400 руб. Разница 124400 рублей это оставшийся непокрытой убыток. Данная разница и убыток за 2010 год в сумме 112600 рублей может быть направлен на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в будущие налоговые периоды. При этом часть убытка за 2009 год (124400 руб.) можно будет учесть до 2019 года включительно, а убыток 2010 года (112600 руб.) до 2020 года. По истечении указанного срока убытки за эти годы нельзя будет признать в целях налогообложения. Специалисты финансового ведомства в своем письме от 19 апреля 2010 № 03-03-06/1/276 отметили, что перенос убытков на будущее возможен не только по итогам налогового периода, но и по итогам отчетных периодов. Другими словами, организации могут учитывать полученные убытки уже начиная с первого квартала следующего года, а не дожидаться итогов налогового периода. Это возможно только при условии, что предприятие будет работать с прибылью. Согласно порядку заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (утв. Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 № ММВ-7-3/730@) в этом случае необходимо оформить Приложение № 4 к листу 02 декларации, где рассчитывается сумма убытка, уменьшающая налоговую базу. Указанное Приложение не представляется по итогам полугодия и девяти месяцев. А поскольку убыток (или его часть) можно перенести и на эти отчетные периоды, то сумму убытка (части) нужно отразить по строке 110 листа 02 налоговой декларации. В бухгалтерском учете полученные убытки учитываются целиком в отчетном периоде. При этом убытки в целях бухгалтерского и налогового учета могут признаваться по разному. Поэтому целесообразно в налоговом учете использовать специальный налоговой регистр для отражения переноса убытков на будущее. Для наглядности рассмотрим пример. Пример 2 На начало 2012 года ООО «Альфа» имеет неучтенные убытки за 2009 год и 2010 год в размере 395695 рублей и 232481 рубль соответственно. Отчетными периодами являются первый квартал, полугодие и девять месяцев. ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели за 2011 год: Первый квартал - получена прибыль 128439 рублей; - полугодие - получена прибыль 215317 рублей; - девять месяцев - получена прибыль 349941 рубль; - четвертый квартал - получена прибыль 479672 рубля. Поскольку ООО «Альфа» в первом квартале получена прибыль, то можно перенести убыток на данный отчетный период. В таком случае по итогам первого квартала у ООО «Альфа» налоговая база будет равна 0 рублей за счет переноса убытка за 2009 год в сумме 128439 рублей. Размер неучтенного убытка за 2009 год уменьшится до 267256 рублей (395695 руб. - 128439 руб.). По итогам полугодия налоговая база составила 215317 рублей, то есть по сравнению с первым кварталом увеличилась на 86878 рублей. За счет перенесенного остатка убытка 2009 года налоговая база также составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года уменьшится до 180378 рублей (267256 руб. - 86878 руб.). По итогам 9 месяцев налоговая база составила 349941 рубль, то есть увеличилась на 134624 рубля. Размер налоговой базы, с учетом неперенесенного убытка 2009 года, составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года составит 45754 рубля (180378 руб. - 134624 руб.). По окончании 2011 года налоговая база составила 479672 рубля, то есть возросла еще на 129731 рубль. ООО «Альфа» уменьшает налоговую базу на неперенесенный убыток 2009 года (45754 руб.) и начинает переносить убыток 2010 года на сумму 83977 рублей (129731 руб. - 45754 руб.) Таким образом налоговая база за 2011 год составит 0 рублей. Остаток неперенесенного убытка 2010 года будет равен 148504 рубля. Перенесем полученные результаты расчетов в образец регистра налогового учета. В данном регистре логично предусмотреть графу для отражения изменений величины отложенного налогового актива (далее - ОНА) в связи с переносом в налоговом учете убытка на будущее. Внимание: Отложенный налоговый актив это сумма, на которую можно уменьшить исчисленный налог на прибыль в следующем отчетном периоде (периодах). На начало 2011 года величина ОНА - 125635,20 рублей ((395695 руб. + 232481 руб.) x 20%). Переносимая в первом квартале сумма убытка уменьшит ее на 25687,80 рублей (128 439 руб. x 20%). Следовательно, на начало второго квартала значение ОНА составит 99 947,40 рублей (125635,20 руб. - 25687,80 руб.). По окончании каждого следующего квартала происходит уменьшение ОНА. На начало 2012 года значение отложенного налогового актива уменьшается до 29700,80 рублей (99947,40 руб. - 17375,60 руб. - 26924,80 руб. - 25946,20 руб.), где 17375,60 рублей (86878 руб. x 20%), 26924,80 рублей (134 624 руб. x 20%), 25946,20 рублей (129731 руб. x 20%) - уменьшаемые значения ОНА, рассчитанные по окончании второго, третьего и четвертого кварталов 2011 г. Уменьшаемые суммы ОНА заносятся в соответствующую графу налогового регистра. Образец заполнения налогового регистра «перенос убытков на будущее» Период Период возникновения убытка Остаток неперенесенного убытка, руб. Налогооблагаемая база, руб. Учтенный убыток, руб. Сумма ОНА, руб. За квартал Нарастающим итогом За квартал Нарастающим итогом Начало 2011 2009 2010 395695 232481 - - - - 125635,2 1 квартал 2009 395695 128439 128439 128439 128439 125635,2 - 25687,8 полугодие 2009 267256 86878 215317 86878 215317 99947,4 - 17375,6 9 месяцев 2009 180378 134624 349941 134624 349941 82571,8 - 26924,8 2011 год 2009 2010 45754 232481 129731 479672 129731 479672 55647 - 25946,2 Начало 2012 2010 148504 - - - - 29700,8 Вместе с тем, если предприятие по итогам отчетных периодов получало прибыль и уменьшало ее на сумму ОНА, а по итогам года оно получило отрицательный финансовый результат, то учтенные убытки становятся непогашенными автоматически. Это происходит из-за того, что сумма убытка, учитываемого при исчислении налога на прибыль по итогам отчетных периодов, является промежуточной. Окончательный результат определяется по итогам налогового периода, то есть года. Сроки хранения документов Общий порядок хранения документов обязывает налогоплательщиков хранить бухгалтерские документы в течение четырех лет. В Законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ указано, что первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. В свою очередь, при переносе убытков на будущие налоговые периоды, фирмы обязаны хранить документы в течение всего срока списания. Таким образом, если организация переносит убытки прошлых лет в течение 10 лет, то и документы она обязана хранить в течение всего этого срока. То есть существует особый порядок хранения документов при переносе убытков, отличный от общих правил, закрепленных в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Понятно, что документы, подтверждающие убытки, надо хранить столь длительный срок для подтверждения расходов, в случае проведения выездной налоговой проверки. А что делать с документами, если выездная проверка тех периодов, в которых учитывались убытки прошлых лет уже была проведена? По данному вопросу специалисты финансового ведомства разъясняют, что хранить документы необходимо в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых получены убытки, проводились налоговые проверки (письмо Минфина России от 23 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/276). Также в письме было отмечено, что Налоговый кодекс не предусматривает прекращение обязанности по хранению документов, подтверждающих убытки, в связи с проведенной налоговой проверкой. Поэтому дальнейшее списание убытков возможно только при наличии этих документов. В целом такая точка зрения подтверждается и арбитражными судьями. При этом они отмечают, что если в ходе выездной проверки налоговый орган проверял правильность исчисления полученного убытка, он не вправе требовать подтверждающие документы вновь при следующей выездной налоговой проверке, проводимой в период списания этого убытка (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 05 сентября 2007 г. № Ф04-5962/2007(37734-А45-40) и ФАС Северо-Западного округа от 16 января 2007 г. по делу № А56-22363/2006). Таким образом, если налоговые проверки не проводились и отсутствуют документы, подтверждающие убытки, то налогоплательщики не имеют права переносить убытки на будущее в связи с тем, что в этом случае ими нарушен пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2 и ФАС Дальневосточного округа от 15 августа 2008 г. № Ф03-А51/08-2/3204). Перенос убытков при реорганизации Некоторые организации в течение нескольких лет подряд могут приносить только убытки. Наиболее простым вариантом было бы закрыть фирму. Однако становится жаль сил и средств, вложенных в дело. В данной ситуации многие собственники проводят реорганизацию предприятий. Пытаются всеми доступными способами сохранить бизнес. Законодательством о налогах и сборах предусмотрена возможность также переносить убытки на будущие налоговые периоды в случае реорганизации. Об этом сказано в пункте 5 статьи 283 Налогового кодекса. Реорганизация предприятий может происходить в различных формах. При этом в ходе таких мероприятий всегда есть организация-правопреемник и реорганизуемое юридическое лицо. Организация-праоприемник может уменьшать свои доходы на суммы убытков. При этом понесенные убытки должны быть подтверждены документально и отраженны в налоговых декларациях реорганизуемым лицом. Переносить организация-правоприемник может убытки только в течение оставшегося срока, за который реорганизуемое предприятие их не учитывало (письмо Минфина России от 07 июня 2011 г. № 03-03-06/1/328). Однако в случае реорганизации при выделении нового предприятия из реорганизуемого, учесть убытки выделившемуся лицу не удастся. Так в письме Минфина России от 24 июня 2010 г. № 03-03-06/1/428 отмечено, что при реорганизации в форме выделения реорганизуемая организация не прекращает деятельности, в связи с чем убыток реорганизованного общества не может быть перенесен на будущее выделившимися организациями в порядке, установленном статьей 283 Налогового кодекса. Переход на УСН Налогоплательщики вправе с начала нового налогового периода перейти на применение упрощенной системы налогообложения. При этом оно должно соответствовать ряду критериев, определенных Главой 26.2 Налогового кодекса. Если предприятие перешло на упрощенный режим налогообложения, то списать убытки прошлых лет в период применения общей системы налогообложения нельзя. Напомним, что перенос убытков касается налогоплательщиков, выбравших в качестве объекта обложения «доходы минус расходы». Вместе с тем, в данном случае возможность переносить убытки не исчезает совсем. Она просто прерывается до момента, когда предприятие вновь вернется на общий режим налогообложения. При этом не стоит забывать о том, что убытки можно переносить только в течение 10 лет. Другими словами в этот срок будут входить и годы, когда предприятие применяло УСН. Такая позиция отражена в письме Минфина России от 28 января 2011 г. № 03-11-11/18. Также стоит отметить, что убыток, полученный в период применения УСН при переходе на общий режим налогообложения не может быть перенесен. Налогоплательщики при применении УСН имеют право сменить объект налогообложения. Как в данной ситуации учитывать убытки, полученные в годы применения объекта «доходы минус расходы», при переходе к исчислению налогов с доходов? В данной ситуации перенос производится аналогично порядку, предусмотренному при смене режимов налогообложения. Такое мнение выражено в письме Минфина России от 16 марта 2010 г. № 03-11-06/2/35. Также стоит упомянуть, что при применении УСН, полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. ФНС России считает, что неуплата авансового платежа по « упрощенному» налогу в данном случае неправомерна (письмо от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701@). Мнение ФНС При применении УСН полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. Столь неприятный вывод был сделан чиновниками ФНС России в письме от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701. В соответствии с пунктом 1 статьи 346.19 Налогового кодекса налоговым периодом для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, является календарный год. При этом авансовые платежи исчисляются по итогам отчетного периода, а налоговую базу « упрощенец» вправе уменьшить только по итогам налогового периода (календарного года). Следовательно, при расчете авансовых платежей налогоплательщик не вправе учесть сумму убытков, полученных в предыдущих налоговых периодах. В письме от 01 апреля 2011 г. № 03-11-06/2/42 Минфин России указал, что порядок уплаты налога и авансовых платежей по налогу обязателен для всех « упрощенцев» , в том числе и для налогоплательщиков, которые по итогам предыдущих налоговых периодов получили убытки. Ставка 0 процентов С 1 января 2011 года статья 283 Налогового кодекса была дополнена новым абзацем. Начиная с указанной даты налогоплательщики не вправе переносить на будущее убытки, полученные от деятельности облагаемой налогом на прибыль поставке 0%. Отметим, что налоговую базу по прибыли, облагаемой по ставке, отличной от ставки 20%, надлежит определять отдельно. При этом ему следует вести раздельный учет доходов (расходов) по операциям, по которым в соответствии с Главой 25 Налогового кодекса предусмотрен отличный от общего порядок учета прибыли и убытков (письмо Минфина России от 25 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/740). Налоговая ставка 0% применяется к следующим видам доходов. По доходам, полученным российскими организациями в виде дивидендов. При этом должны выполняться следующие условия: получатель дохода должен в течение 365 дней непрерывно владеть на праве собственности 50% уставным капиталом организации-источника выплаты дивидендов; получатель дохода должен владеть депозитарными расписками, дающими право на получение не мене 50% всех выплачиваемых дивидендов. По доходу в виде процентов по государственным и муниципальным облигациям, выпущенным до 20 января 1997 года включительно, а также по облигациям государственного валютного облигационного займа 1999 года серии III. Отметим, что убыток от получения дивидендов или процентов по ценным бумагам налогоплательщик получить не может, а упомянутые доходы фактически формируют отдельную налоговую базу, которая может иметь только положительную величину. Следовательно, организации, получающие подобные доходы и применяющие по ним ставку налога на прибыль 0%, не могут утратить с 2011 года право на признание убытка по прошлым налоговым периодам. Прибыль, полученная Банком России от деятельности, связанной с выполнением им функций, предусмотренных Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ. Для сельскохозтоваропроизводителей, по деятельности, связанной с реализацией произведенной ими сельскохозяйственной продукции, а также с реализацией произведенной и переработанной данными организациями собственной сельскохозяйственной продукции до конца 2012 года. Начиная с 2013 года размер ставки для них возрастает до 18%. В этот период они и утратят право переносить на будущее сумму убытков, полученных от соответствующих видов деятельности за предыдущие налоговые периоды, когда ими использовалась ставка 0%. Прибыль, полученная организацией, получившей статус участника проекта «Сколково». Таким образом, у организаций, которые будут признаны участниками проекта « Сколково» и у которых указанная прибыль будет облагаться по ставке 0%, отсутствует возможность переноса налоговых убытков на будущее, которые могут образоваться в период налогообложения доходов по ставке 0%. Деятельность обслуживающих производств и хозяйств С начала 2011 года серьезные изменения притерпел порядок налогообложения обслуживающих производств и хозяйств (далее - ОПХ). Соответственно изменился и порядок учета убытков и перенос их на будущие периоды. Особые правила Организации, в состав которых входят подразделения обслуживающих производств и хозяйств, должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно. Убыток от деятельности конкретного подразделения ОПХ погашается только прибылью, полученной именно этим подразделением. Налогоплательщики, в состав которых входят подразделения ОПХ должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно. Для признания убытка от деятельности ОПХ необходимо соблюдение следующих условий: стоимость товаров (работ, услуг) объектов ОПХ должна соответствовать стоимости аналогичных услуг, оказываемых специализированными организациями осуществляющие аналогичную деятельность; расходы на содержание объектов ОПХ не должны превышать обычных расходов на обслуживание аналогичных объектов специализированными организациями, для которых эта деятельность является основной; условия оказания услуг (выполнения работ) существенно не отличаются от условий на которых осуществляют деятельность специализированные организации. Если хотя бы одного из этих условий не выполняется, то убыток по объектам ОПХ можно перенести на срок, не превышающий 10 лет. Направить на погашение этого убытка можно только прибыль, полученную при осуществлении деятельности объектами ОПХ. Другими словами, убыток от деятельности, например столовой, может погашаться только прибылью, полученной этой же столовой. Налогоплательщики, численность работников которых составляет не менее 25% численности работающего населения соответствующего населенного пункта и в состав которых входят структурные подразделения ОПХ, начиная с 1 января 2011 года вправе принять для целей налогообложения фактически осуществленные расходы на содержание указанных объектов. Если организация не подходит по этим критериям, то полученный убыток может быть учтен при расчете налоговой базы только при соблюдении вышеперечисленных условий. В ином случае перенос убытка производится в порядке описанному выше. Чем регламентируются сроки хранения документов в организации В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится: Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят: « Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558; Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988. Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс. Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами. Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа. Пример: Если документ закончили использовать в сентябре 2013 года, на хранение его рекомендуется передать 1 января 2014 года. Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать - временные (до 75 лет) и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению. Среди управленческих документов, которые требуется хранить 75 лет - личные дела сотрудников и журналы регистрации несчастных случаев на производстве. В целом документы по сроку хранения делятся на группы: документы с ограниченным периодом хранения документы постоянного хранения хранения до минования надобности хранения до замены новыми документами Кадровая документация обычно хранится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно - в профессиональном коммерческом архиве. Порядок хранения кадровой документации регулирует трудовое законодательство. Определенные кадровые документы относятся к группе «документы со сроком хранения до востребования». Одной из важнейших задач руководителя компании и кадрового департамента - это обязанность гарантировать безопасность персональных данных каждого работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле. Определенных требований к помещению, в котором хранятся персональные дела работников, законодательством не установлено. В сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши. Эти документы входят в список документов строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются строгие правила. Первичные документы, бухгалтерские отчеты и регистры подлежат передаче в архив, это регулируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР от 29.07.1983 № 105): Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. (Статья № 85 ТК РФ) В Положении также регламентируется порядок хранения бухгалтерской документации - первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов: 6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. 6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации). 6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. 6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР. 6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. 6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). 6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации. Ответственность за сохранность документов организации За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ. Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании. При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации: Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета 1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта. 2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта. 3. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя. За нарушения правил хранения кадровой документации также предусмотрена ответственность, которая регламентируется КоАП РФ. Это может быть или предупреждение, или штраф в размере 300-500 рублей: Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ). Таблица: «Сроки хранения документов организаций» Cогласно федеральным законам и иным нормативно-правовым актам РФ. Вид документа Срок хранения Законодательное обоснование Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации Не менее 5 лет Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования Не менее 45 лет Согласно Трудовому Кодексу РФ Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Не менее 45 лет Постановление Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73 Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования Не менее 75 лет Постановление Правительства РФ от 15.12.2000 № 967 Эксплуатационные журналы Не менее 3 лет Постановление Минтруда РФ от 22.12.2000 № 92 Информация о платежах, в том числе об их уточнении Не менее 5 лет Правила оказания Федеральным казначейством информационных услуг по учету начислений и фактов оплаты физическими и юридическими лицами государственных пошлин, денежных платежей (штрафов) и сборов, утв. Приказ Казначейства РФ от 29.06.2011 № 252 Документы, подписанные электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи) В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Порядок выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде Не менее 4 лет Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «Правила ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа Не менее 4 лет Налоговый кодекс РФ Журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок Не менее 5 лет Приказ Росалкогольрегулирования от 24.06.2010 № 42н «Порядок учета федеральных специальных марок, а также уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок организацией, осуществляющей производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации» Журнал учета нанесенных федеральных специальных марок на алкогольную продукцию Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок Журналы учета акцизных марок Не менее 3 лет Постановление Правительства РФ от 20.02.2010 № 76 «Правила изготовления акцизных марок для маркировки ввозимой на таможенную территорию Российской Федерации табачной продукции, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных акцизных марок» Журналы учета специальных марок Не менее 3 лет Постановление Правительства РФ от 26.01.2010 № 27 «Правила изготовления специальных марок, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных специальных марок» Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность Не менее 5 лет Федеральный закон от 06.12.2012 № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете» Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н «Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств» Единая форма бухгалтерского учета гуманитарной помощи (содействия) № ГП-1 (вместе с документами, относящимися к поставке гуманитарной помощи) Постановление Госкомстата РФ № 21, Минфина РФ № 29н от 03.04.2001 «Указания по заполнению единой формы бухгалтерского учета гуманитарной помощи» Рабочие документы Не менее 5 лет Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Правила (стандарта) № 2 «Документирование Аудита»» Документы, свидетельствующие о функционировании системы контроля качества В течение времени, достаточного для того, чтобы лица, осуществляющие мониторинг, могли оценивать соблюдение принципов и процедур контроля качества услуг аудиторской организации, или в течение более длительного срока, если этого требуют нормативные правовые акты РФ Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Контроль качества услуг в аудиторских организациях» Информация об уведомлениях, направленных клиенту и полученных от клиента Не менее 3 лет Федеральный закон от 27.06.2011 № 161-ФЗ « О национальной платежной системе» Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт) Не менее 5 лет Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно- кассовой техники» Документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации ККТ, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно- аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации Не менее 5 лет с даты окончания их использования Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Положения о регистрации и применении контрольно- кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» Контрольные ленты, книга кассира- операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами) Не менее 5 лет Постановление Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 «Положения по применению контрольно- кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» Формы синтетического и аналитического учета: - ведомость остатков по счетам кредитной организации; - лицевые счета; - отчет о прибылях и убытках Не менее 5 лет Указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» Расчетные документы, платежные ордера, изначально составленные или поступившие в электронном виде Мемориальные ордера Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента (вносителя, получателя): - приходный кассовый ордер 0402008, который не содержит подписи клиента (вносителя); - расходный кассовый ордер 0402009, который не содержит подписи клиента (получателя) Ведомости открытых и закрытых счетов Кассовый журнал по приходу Кассовый журнал по расходу Реестр операций с наличной валютой и чеками Реестр платежей по приему наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт Кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность Не менее 5 лет Положение Банка России от 26.03.2007 № 302-П «Правила ведения Бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» Текст для дела (сшива) с кассовыми документами (код по ОКУД 0402433) Не менее 5 лет Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П «Порядок ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» Отчетность на бумажном носителе Не менее 5 лет Указание Банка России от 16.01.2004 № 1375-У «Правила составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации» Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического): - в депозитарии до передачи в архив; - в архиве Не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи Не менее 5 лет с момента передачи в архив Приказ Банка России от 25.07.1996 № 02-259 «Правила ведения учета депозитарных операций кредитных организаций в Российской Федерации» Информация о закрытых счетах депо: - до передачи ее в архив; - в архиве Не менее 3 лет с момента закрытия Не менее 5 лет с момента передачи в архив Принятые поручения депозитария: - в картотеке поручений депозитария; - в архиве В течение 3 лет после завершения операции Не менее 5 лет после приема в архив Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы Постоянно (после завершения ликвидационных процедур) Приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т «Размещение архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций» Документы о приеме и передаче филиалов Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности Сроки хранения приведены в приложении Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации Документы кредитной организации по кадровой работе Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами Документы по валютным операциям Документы по кредитной работе Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами 3 года (после завершения ликвидационных процедур) Кредитные истории В течение 15 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории Статья Федерального закона от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях» Электронные документы Не менее 5 лет Приказ ФСФР РФ от 25.03.2010 № 10-21/пз-н «Порядок организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по Финансовым рынкам» Экземпляр бумажной формы отчетности и копии файлов электронной формы отчетности (электронного документа) Не менее 5 лет Приказ ФСФР РФ от 19.11.2009 № 09-49/пз-н «Порядок и Срок представления отчетности профессиональными участниками рынка ценных бумаг» Отчеты контролера о проверке выявленного нарушения профессиональным участником рынка ценных бумаг требований законодательства РФ, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, и внутренних документов профессионального Не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ Приказ ФСФР РФ от 21.03.2006 № 06-29/пз-н «Положение о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг» Документы, являющиеся основанием для записи в регистрах внутреннего учета, и иные документы внутреннего учета, включая копии отчетов клиентам В течение 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ Постановление ФКЦБ РФ № 32, Минфина РФ № 108н от 11.12.2001 «Порядок ведения внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами» Документы, связанные с осуществлением профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг В течение 5 лет, если иное не установлено законодательством РФ Приказ ФСФР РФ от 28.12.2010 № 10-78/пз-н «Положение о деятельности по организации торговли на рынке ценных бумаг» Копии первичных документов, касающихся прав на имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений), в том числе передаточных актов или иных документов о передаче указанного имущества Не менее 3 лет Постановление Правительства РФ от 16.04.2008 № 269 «Положение об особенностях деятельности специализированного депозитария негосударственного пенсионного фонда» Копии документов, подтверждающих право на недвижимое имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов, а также отчетов об оценке указанного недвижимого имущества Копии договоров доверительного управления средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений), заключенных фондом с управляющими компаниями фонда, копии изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров Копии договоров, на основании которых осуществляется размещение средств пенсионных резервов (инвестирование средств пенсионных накоплений), изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров Копии пенсионных правил фонда и внесенных в них изменений, зарегистрированных в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом Поручения и иные документы, получаемые или составляемые специализированным депозитарием в отношении имущества, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений) Копии документов, подтверждающих предварительное согласие специализированного депозитария на распоряжение средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений) Копии документа, определяющего учетную политику, принятую фондом, а также документов о ее изменении Документы по пенсионным счетам: - негосударственного пенсионного обеспечения; - накопительной части трудовой пенсии В течение 3 лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору В течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел в соответствии с законодательством РФ Федеральный закон от 07.05.1998 № 75-ФЗ «Негосударственные пенсионные фонды» Журнал, содержащий сведения о выявленных нарушениях, а также сведения об их устранении В течение не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ Приказ ФСФР РФ от 03.06.2008 № 08-23/пз-н «Требования к правилам организации и осуществлении внутреннего контроля в негосударственном пенсионном фонде» Отчеты контролера по результатам проверок Подлинники документов, подтверждающих информацию, раскрытую в соответствии с Положением Не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены федеральными законами или иными правовыми актами РФ Приказ ФСФР РФ от 22.06.2005 № 05-23/пз-н «Положение о требованиях к порядку и срокам раскрытия информации, связанной с деятельностью акционерных инвестиционных фондов и управляющих компаний паевых инвестиционных фондов, а также к содержанию раскрываемой информации» Документы, относящиеся к системе ведения реестра владельцев ценных бумаг или депозитарного учета, а также документы, связанные с учетом и переходом прав на ценные бумаги Не менее 5 лет с даты их поступления держателю реестра владельцев ценных бумаг или депозитарию и совершения операции с ценными бумагами, если такие документы являлись основанием для ее совершения Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ «Рынок ценных бумаг» Не переданные оригиналы документов, на основании которых осуществлялись операции в реестре владельцев ценных бумаг В течение 5 лет после прекращения действия договора на ведение реестра Приказ ФСФР РФ от 23.12.2010 № 10-77/пз-н «Положение о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» Документы и информация системы ведения реестра владельцев ценных бумаг: - на бумажном носителе; - в электронном виде (за исключением переданных в саморегулируемую организацию) Не менее 5 лет В течение всего периода действия лицензии регистратора на ведение реестра Электронные документы, связанные с ведением реестров владельцев ценных бумаг, переданные регистраторами В течение всего срока своей деятельности Документы, на основании которых были проведены операции в реестре владельцев именных ценных бумаг Не менее 5 лет Приказ ФСФР РФ от 29.07.2010 № 10-53/пз-н « Некоторые вопросы ведения реестра владельцев ценных бумаг» Документы на бумажном носителе, представленные лицами, обратившимися за заверением подлинности подписи В течение 5 лет либо в течение срока, установленного договором, на основании которого на профессионального участника рынка ценных бумаг возлагается заверение подлинности подписи физических лиц на документах о переходе прав на ценные бумаги и прав, закрепленных ценными бумагами Приказ ФСФР РФ от 18.02.2010 № 10-10/пз-н «Положение о порядке заверения подлинности подписи профессиональными участниками рынка ценных бумаг» Испорченные, недействительные и невостребованные полисы и временные свидетельства Не менее 3 лет Приказ Минздравсоцразвития РФ от 28.02.2011 № 158н «Правила обязательного медицинского страхования» Экземпляры или электронные версии публикаций информации, указанной в п. 182 Правил Опись уничтоженных документов 3 года Приказ Минфина РФ от 29.12.2010 № 193н «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов» Документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов на каждую отчетную дату по каждому договору, относящемуся к страхованию иному, чем страхование жизни Не менее 5 лет с даты полного исполнения обязательств по договору Приказ Минфина РФ от 11.06.2002 № 51н «Правила формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни» Документы и материалы по проводимым валютным операциям В течение не менее 3 лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «Валютное регулирование и валютный контроль» Заверенные копии подтверждающих документов, представленных резидентами и нерезидентами при осуществлении валютных операций Не менее 3 лет со дня представления резидентом или нерезидентом подтверждающих документов (копий документов) и информации Постановление Правительства РФ от 17.02.2007 № 98 «Правила представления резидентами и нерезидентами подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций агентам валютного контроля, за исключением уполномоченных банков» Документы, представляемые резидентом и нерезидентом в уполномоченный банк при осуществлении валютных операций Не менее 3 лет с даты помещения документа в материалы валютного контроля Инструкция Банка России от 15.06.2004 № 117-И «Порядок представления резидентами и нерезидентами, уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок» Документы, помещенные в досье по паспорту сделки Не менее 3 лет со дня закрытия паспорта сделки Акты и Протоколы испытаний количества и качества экспортируемых из РФ товаров В течение 3 лет Приказ ВЭК РФ от 06.05.1999 № 88 «Положение о порядке проведения экспертной оценки количества и качества товаров, экспортируемых из Российской Федерации» Документы, содержащие сведения, указанные в ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ, и сведения, необходимые для идентификации личности Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» Документы, полученные в результате реализации правил внутреннего контроля и программ его осуществления Распоряжение Правительства РФ от 10.06.2010 № 967-р «Рекомендации по разработке организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма Документы, полученные в результате идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, а также документы, относящиеся к деятельности клиента (в том числе документы переписки и иные документы по усмотрению организации) В течение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом Приказ Росфинмониторинга от 17.02.2011 № 59 «Положение о требованиях к идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в том числе с учетом степени (уровня) риска совершения клиентом операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма» Документы, подтверждающие сведения об операциях с денежными средствами или иным имуществом, подлежащих контролю, а также документы, подтверждающие направление организациями (лицами) сведений об операциях в Росфинмониторинг, на основании статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом Приказ Росфинмониторинга от 05.10.2009 № 245 «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» Сообщения, направленные организацией (лицом) в Росфинмониторинг Документы, касающиеся противодействия отмыванию денег Не менее 5 лет от 30.10.2000 «Всеобщие директивы по противодействию отмыванию доходов в частном банковском секторе (Вольфсбергских принципов)» Анкета (досье) клиента Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом Банк России 19.08.2004 № 262-П «Положение об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации(отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» Уведомления, полученные от кредитных организаций: - о принятии кредитной организацией решения о ненаправлении сведений о подозрительной операции, полученных от своего филиала, в уполномоченный орган; - о принятии (непринятии) уполномоченным органом представленных филиалом сведений, предусмотренных Федеральным законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ и относящихся к операциям, которые были выявлены в указанном филиале кредитной организации (в этом случае вместо уведомления кредитная организация может направить в филиал копию извещения в виде электронного сообщения (ИЭС)) Не менее 5 лет со дня их получения Банк России от 29.08.2008 № 321-П «Положение о порядке представления кредитными организациями в уполномоченный орган сведений, предусмотренных Федеральным законом « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» Направленные кредитной организацией в уполномоченный орган ОЭС, по которым получены ИЭС о принятии их территориальным учреждением, а также указанные ИЭС территориального учреждения и ИЭС уполномоченного органа, полученные кредитной организацией в ответ на данный ОЭС (в электронном виде) Копии документов, полученных на основании Федерального закона « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и Положения Банка России № 262-П, которые могут быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе, Сообщения, а также иные документы и деловая переписка Не менее 5 лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом Письмо Банка России от 13.07.2005 № 99-Т «Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» Отчеты арбитражных управляющих и иные документы, утвержденные решением общего собрания членов саморегулируемой организации В течение 5 лет с даты представления соответствующего документа Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «Несостоятельности (банкротстве)» Акты проверок деятельности своих членов в качестве арбитражных управляющих со всеми приложениями В течение всего периода их деятельности Постановление Правительства РФ от 25.06.2003 № 366 «Правила проведения саморегулируемой организацией арбитражных управляющих проверки деятельности своих членов» Заявки на участие в открытых торгах и иные документы, представленные заявителями, участниками торгов, а также протоколы о результатах проведения открытых торгов (в электронной форме) В течение 10 лет с даты утверждения протокола о результатах проведения открытых торгов Приказ Минэкономразвития РФ от 15.02.2010 № 54 «Требования к электронным площадкам и операторам электронных площадок при проведении открытых торгов в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве» Информация, внесенная в реестр сертификатов В течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Электронная подпись» Информация, указанная в ч. 1 ст. 15 Федерального закона « Об электронной подписи» Сертификат ключа подписи в форме электронного документа: - после его аннулирования - в режиме архивного хранения Не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Не менее чем 5 лет Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Электронная цифровая подпись» Информация, внесенная в реестр квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи В течение всего срока Деятельности аккредитованного удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ Приказ Минкомсвязи РФ от 05.10.2011 № 250 «Формирование и ведение реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также предоставления информации из таких реестров» Регистрационный журнал Не менее 1 года с даты последней записи в нем Закон РФ от 27.12.1991 № 2124-1 «Средства массовой информации» Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы (кроме документов, в отношении которых законодательством РФ установлено иное) В течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «Реклама» До дня вступления в силу принимаемого соответствующим нормативным правовым актом технического регламента Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «Техническое Регулирование» Полученные в письменной форме замечания заинтересованных лиц До утверждения национального стандарта Декларация о соответствии и доказательственные материалы В течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом Зарегистрированная декларация о соответствии вместе с документами, на основании которых она была принята Не менее 3 лет после окончания срока ее действия Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 № 766 «Порядок принятия декларации о соответствии и ее регистрации» Тарная этикетка на дезинфекционные средства Весь период хранения (реализации) дезинфекционного средства Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 09.06.2003 № 131 Копия сертификата соответствия и документы, послужившие основанием для его получения В течение не менее чем 2 лет после окончания срока его действия Федеральный закон от 12.06.2008 № 88-ФЗ «Технический регламент на молоко и молочную продукцию» Техническая документация, включая документы, подтверждающие соответствие на территории государств- членов Таможенного союза: - на газоиспользующее оборудование; - партию газоиспользующего оборудования (единичное изделие) В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Оборудования В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 875 «Безопасность аппаратов, работающих на газообразном топливе» Комплект документов на продукцию легкой промышленности: - на продукцию, выпускаемую серийно; - на партию продукции В течение не менее 5 лет со дня снятия (прекращения) с Производства продукции легкой промышленности В течение не менее 5 лет со дня реализации последнего изделия из партии Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 876 «Безопасность продукции легкой промышленности» Декларация о соответствии и входящие в состав доказательственных материалов документы В течение 10 лет со дня окончания действия декларации о соответствии вследствие снятия продукции с производства или реализации последнего изделия из задекларированной партии средств индивидуальной защиты Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 «Безопасность средств индивидуальной защиты» Комплект документов на: - средство индивидуальной защиты; - партию средств индивидуальной защиты В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства данного средства индивидуальной защиты. В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии Комплект документов на: - техническое средство; - партию технических средств В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Технического средства В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии Комиссия Таможенного союза от 09.12.2011 № 879 «Электромагнитная совместимость технических средств» Документы, содержащие сведения, на основании которых осуществляется учет внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля Федеральный закон от 18.07.1999 № 183-ФЗ «Экспортный контроль» Учетные журналы и учетные документы Не менее 3 лет, если более длительный срок их хранения не установлен законодательством РФ Приказ ФСТЭК РФ от 31.03.2010 № 165 «Порядок учета внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля» Документация, связанная с проведением экспертиз В течение 3 лет, если более длительный срок хранения не установлен законодательством РФ Постановление Правительства РФ от 21.06.2001 № 477 «Положение о проведении независимой идентификационной экспертизы товаров и технологий в целях экспортного контроля» Приходно-расходные документы, указанные в абз. 5 п. 3.5 Инструкции Не менее 3 лет Приказ Росгидромета от 26.02.2007 № 58 «Инструкция о порядке учета, хранения и передачи средств активного воздействия одной специализированной организацией другой специализированной организации» Маркшейдерская документация, перечисленная в п. 428 Инструкции В течение 3 лет со дня окончания отображенных в ней работ Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 73 «Инструкция по производству маркшейдерских работ» Журналы вычислений, послужившие основой составления чертежей, указанных в п. 428 Инструкции, а также материалы фотометрической съемки - снимки (негативы) и списки координат опорных точек, использованных для ориентирования (корректирования) стереомоделей Не менее 3 лет Чертежи, перечисленные в п. 429 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления До ликвидации отдельных объектов и до погашения горных выработок Чертежи, перечисленные в п. 430 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления До ликвидации горного предприятия Чертежи, перечисленные в п. 431 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления Постоянно (уничтожению не подлежат) Документация по отгрузке товарного сырья В течение операционного года Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 71 Карточки учета индивидуальных доз облучения персонала Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 12.03.2003 Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А, работающего с лучевыми досмотровыми установками (ЛДУ) В течение 50 лет после увольнения работника Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 37 Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А В течение 50 лет Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 36, и приложения № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10, № 11 к ним Журналы, формы которых приведены в приложениях № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10 и № 11 к СанПиН 2.6.1.2368-08 Постоянно Договоры на оказание сыскных услуг и акты на выполнение работ В течение 5 лет Закон РФ от 11.03.1992 № 2487-1 «Частная детективная и охранная деятельность в Российской Федерации» Документы, подтверждающие приобретение специальных средств До принятия руководителем частной охранной организации решения об их уничтожении, продаже (передаче) Постановление Правительства РФ от 14.08.1992 № 587 «Правила приобретения, учета, хранения и ношения специальных средств, приобретения и обращения огнестрельного оружия и патронов к нему, применяемых в ходе осуществления частной охранной деятельности» Дела с учетными документами, реестры, книги и журналы учета оружия В течение 10 лет (либо до письменного разрешения органа внутренних дел, осуществляющего контроль за деятельностью данного юридического лица на их уничтожение) Приказ МВД РФ от 12.04.1999 № 288 «Инструкция по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации» Данные самопишущих приборов Не менее 3 месяцев Постановление Госгортехнадзора РФ от 24.04.2003 № 24 Технологические журналы До капитального ремонта установки Полученные в результате проведения экспертизы опасного объекта материалы (договор, заключение экспертизы опасного объекта, переписка, другие документы) В течение срока действия договора обязательного страхования гражданской ответственности владельца опасного объекта Приказ МЧС РФ от 30.12.2011 № 807 «Методические рекомендации по проведению экспертизы опасного объекта, а также взаимодействию владельцев опасных объектов, страховщиков, специализированных организаций и специалистов, осуществляющих экспертизу опасных объектов» Отчеты экспертов В течение всего срока действия лицензии Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.11.1998 № 64 Акты, оформленные по установленной форме по результатам спуска обсадной колонны и ее цементированию, наряду с заключениями геофизических организаций о фактическом состоянии цементного камня за обсадными колоннами На протяжении всего периода эксплуатации скважины (хранятся в деле скважины) Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 56 Декларация о соответствии автомобильного и авиационного бензина, дизельного и судового топлива, топлива для реактивных двигателей и топочного мазута (вместе с доказательственными материалами) В течение 3 лет с момента окончания срока ее действия Приказ Ростехрегулирования от 25.12.2008 № 743-ст Документы и материалы, подтверждающие сертификацию указанной продукции Не менее чем срок действия сертификата Документация по строительству скважин на площадях залегания калийных солей Постоянно Постановление Госгортехнадзора РФ от 04.02.2002 № 8 Результаты анализа, оформленные в виде отчетов На весь период разработки месторождения и проведения ликвидационных работ Заключения, радиографические снимки, магнитные ленты или диаграммы В течение года после сдачи газопровода в эксплуатацию Постановление Госгортехнадзора РФ от 18.03.2003 № 9, и приложение № 3 к ним В течение всего срока эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации) Наряды-допуски Не менее 1 года с момента его закрытия Наряды-допуски, выдаваемые на первичный пуск газа, врезку в действующий газопровод, отключения газопроводов с заваркой наглухо в местах ответвления Постоянно (хранятся в исполнительно- технической документации на данный газопровод) Журнал регистрации нарядов-допусков на производство газоопасных работ Не менее 5 лет Проектная и исполнительная документация В течение всего срока Эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации) Постановление Госгортехнадзора РФ от 27.05.2003 № 40 Наряды-допуски Не менее 1 года Наряды-допуски, выдаваемые на первичный слив газа, производство ремонтных работ с применением сварки на элементах технологических газопроводов и резервуаров в земле Постоянно (хранятся в исполнительно-технической документации объекта СУГ) Журналы регистрации нарядов-допусков Не менее 5 лет Журнал контроля работы стационарной дегазационной станции (ДС) (мобильной дегазационной установки (ДУ)) Весь период эксплуатации ДС (ДУ) Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 679 «Инструкция по дегазации угольных шахт» Журнал проведения вакуумно-газовых съемок дегазационной сети Весь период эксплуатации дегазационной сети шахты Журнал учета работы дегазационных скважин Весь период эксплуатации выемочного участка Журнал осмотра и ремонта дегазационных газопроводов Весь период эксплуатации дегазационной системы шахты Акт приемки подземных дегазационных скважин Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины Акт приемки дегазационных скважин, пробуренных с поверхности Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины. Параметры работы главных вентиляторных установок, характеризующие ее как элемент вентиляционной системы шахты, переданные в систему аэрогазового контроля (АГК) Не менее 1 года Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 678 «Положение об аэрогазовом контроле в угольных шахтах» Данные, характеризующие проветривание тупиковых выработок Данные о состоянии шлюзов Письменное указание начальника участка о временной блокировке автоматического отключения электроснабжения при закорачивании вентилляционных струй воздуха в шлюзах Данные о контролируемых параметрах работы газоотсасывающих установок Данные от систем контроля вакуум- насосной станции и дегазационных трубопроводов и эффективности работы дегазационной системы Сведения от датчиков, используемых для выявления пожаров и обнаружения начальных стадий возникновения пожаров Данные, получаемые от датчиков основных измерительных каналов Данные обо всех измерениях программного обеспечения (конфигурация, технологические программы, настройки, прикладные технологические программы для подземных устройств контроля и управления), связанные с алгоритмами измерения, АГК и автоматической газовой защиты (АГЗ) Документация по системе АГК шахты Не менее 1 года после Прекращения эксплуатации контролируемого объекта Наряд-путевки Не менее 6 месяцев Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 50 Протокол испытаний и техническая документация В течение периода действия сертификата, но не менее 5 лет Постановление Госстандарта РФ от 04.04.1997 № 7 «Правила проведения сертификации продукции в системе сертификации металлообрабатывающих станков» Протокол оценки производства Руководство по эксплуатации изделия Не менее 5 лет Журналы регистрации в ОС Отчеты ОС Протоколы испытаний ИЛ (ИЦ) Журналы регистрации ИЛ (ИЦ) Государственный реестр Системы сертификации ГОСТ Р, который ведет ОС и который содержит основные сведения, входящие в сертификаты соответствия Ведомости выдачи сертификатов соответствия в ОС Ведомости выдачи копий сертификатов соответствия в ОС Ведомости выдачи лицензий на применение знака соответствия в ОС Сводные отчеты о работе ОС и ИЛ (ИЦ) и копии сертификатов соответствия, направляемые в Госстандарт России Сводная информация о работе ОС и ИЛ (ИЦ), направляемая в Центральный орган Системы сертификации металлообрабатывающих станков (ЦОС) Журнал учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции и содержания в них денатурирующих веществ Не менее 5 лет после окончания его заполнения Приказ Росалкогольрегулирования от 30.04.2010 № 30н «Порядок ведения журнала учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции, и содержания в них денатурирующих веществ» Один экземпляр диссертации, принятой к защите, и два экземпляра автореферата Бессрочно (хранятся в библиотеке, на правах рукописи) Приказ Минобрнауки РФ от 12.12.2011 № 2817 «Положение о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук» Второй экземпляр аттестационного дела соискателя В течение 10 лет (хранится в диссертационном совете) Один экземпляр автореферата и диссертации (при отрицательном результате защиты диссертации) В течение 10 лет (хранятся в диссертационном совете) Журналы регистрации выданных дипломов доктора наук и кандидата наук Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 37 «Порядок оформления и выдачи дипломов и дубликатов дипломов доктора наук и кандидата наук, а также замены дипломов» Журналы регистрации выданных аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности Постоянно (хранятся как документы строгой отчетности) Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 38 «Порядок оформления и выдачи аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности и их дубликатов» Аттестационные дела: - отложившиеся до 1945 г. включительно; - дела лиц, утвержденных в ученом звании профессора, отложившиеся до 1991 г. включительно; - аналогичные дела, отложившиеся после 1991 г.; - дела лиц, утвержденных в ученых званиях доцента и старшего научного сотрудника (вне зависимости от периода утверждения) Постоянно Постоянно 10 лет ЭПК 5 лет ЭПК Росархив от 05.12.2008 № 4/2191 «Сроки хранения аттестационных дел лиц, утвержденных в ученом звании доцента, старшего научного сотрудника, профессора» Корешки Медицинских свидетельств о рождении В течение 1 календарного года после окончания года, когда было выдано Медицинское свидетельство (хранятся по месту их выдачи) Минздравсоцразвития РФ от 19.01.2009 № 14-6/10/2-178 Корешки Медицинских свидетельств о смерти Корешки Медицинских свидетельств о перинатальной смерти Корешки бланков листков нетрудоспособности В течение 3 лет Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004 «Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» Испорченные бланки листков нетрудоспособности Экземпляр заключительного акта В течение 50 лет Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н «Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований)работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» Второй экземпляр акта медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством (форма № 307/у-05) В течение 3 лет Приказ Минздрава РФ от 14.07.2003 № 308 «Инструкция, приведенная в приложении № 3, и п. 7 Инструкция, приведенная в приложении № 4» Заполненный журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами (форма № 304/у) Третий экземпляр заключения независимой экспертизы вместе с представлением, протоколом заседания комиссии, копиями запрошенных документов, рассмотренных при производстве независимой экспертизы, особыми мнениями экспертов (при их наличии) В течение 50 лет Постановление Правительства РФ от 28.07.2008 № 574 Индивидуальная карта пациента при применении вспомогательных репродуктивных технологий (форма № 111-1/у-03) 50 лет Приказ Минздрава РФ от 26.02.2003 № 67 «Применение вспомогательных репродуктивных технологий (ВРТ) в терапии женского и мужского бесплодия» Индивидуальная карта донора спермы (форма № 158/у-03) Индивидуальная карта донора ооцитов (форма № 158-1/у-03) Журнал учета, хранения и использования спермы пациентов (форма № 158-2/у-03) Журнал учета, хранения и использования спермы доноров (форма № 158-3/у-03) Журнал учета, хранения и использования ооцитов пациенток (форма № 158-4/у-03) Журнал учета, хранения и использования ооцитов доноров (форма № 158-5/у-03) Журнал учета, хранения и использования криоконсервированных эмбрионов (форма № 158-6/у-03) Журнал проведения искусственных инсеминаций (форма № 158-7/у-03) Акт о несчастном случае на производстве Не менее 3 лет Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.03.2008 № 15 Оконченные журналы (карты) Не менее 3 лет Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 24.08.2007 № 61 Все документы на серию каждого медицинского иммунобиологического препарата (МИБП): - на препараты, вводимые человеку; - на другие препараты Не менее 2 лет по окончании срока годности Не менее 6 месяцев по окончании срока годности Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 18.04.2003 № 60 Оконченные журналы (карты) учетных форм, перечисленных в пунктах 3.2.1, 3.2.2 и 3.2.6 СП 1.2.036-95 В течение 3 лет Постановление Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.08.1995 № 14 Санаторно-курортная карта В течение 3 лет Приказ Минздравсоцразвития РФ от 22.11.2004 № 256 По материалам: buhgalteria.ru, www.osgrm.ru